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Unternehmerabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Unternehmerabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlichen Anmeldungen und funktionierender Technik. Plane zuerst Termin, Gästeliste und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Rückmeldungen, Ernährungswünsche, Referenten und Präsentationen. In den letzten Tagen prüfst du Raum, Bestuhlung, Catering, Getränke und Technik – besonders HDMI-Kabel, Mikrofone und Projektor werden gern erst kurz vor Beginn getestet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladung erstellen

  • Anmeldeformular bereitlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Möbel überprüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffetkomponenten vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Hintergrundmusik testen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Redner ankündigen

  • Präsentation moderieren

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Pausengetränke bereitstellen

    2 Personen

  • Netzwerktische betreuen

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutzte Teller abholen

    2 Personen

  • Kaffee nachfüllen

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Stühle stapeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Schlüssel zurückbringen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Gegenstände einlagern

    2 Personen

  • Ausgabenbelege sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 10
  • SpeisekartenAnz. 10
  • Willkommensschild
  • BallonsAnz. 40
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Unternehmerabend. So bleibt Zeit, Absagen, Ernährungswünsche und die endgültige Cateringmenge zu bearbeiten.
  • Lege für jeden Referenten eine feste Frist fest, zum Beispiel 5 Tage vor dem Termin. Sammle die Präsentationen zentral, prüfe sie auf dem vorgesehenen Laptop und teste jede Datei einmal mit dem Projektor.
  • Plane die Technik nicht nur auf dem Papier: Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher am Veranstaltungsort spätestens am Vortag. Ein Ersatzkabel und ein zweiter Laptop verhindern Verzögerungen beim Einlass.
  • Kontrolliere die Sitz- und Stehbereiche nach der erwarteten Teilnehmerzahl. Namensschilder, Wegbeschreibung und gedrucktes Programm sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass bereitliegen, nicht erst während des Aufbaus.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und teile die Vorbereitung auf: Snacks und Buffetkomponenten kannst du am Vortag vorbereiten, empfindliche Speisen erst am Veranstaltungstag. Stelle außerdem Abfallbehälter, Serviertabletts und Zangen direkt am Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Unternehmerabend einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Anmeldefrist 7 Tage vor dem Termin, damit du Catering, Namensschilder und Sitzordnung noch anpassen kannst.
Wann muss die Präsentation für den Unternehmerabend fertig sein?
Fordere die Präsentationen spätestens 5 Tage vor dem Abend an. Prüfe sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste die Dateien mit dem Projektor spätestens am Vortag.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Unternehmerabend?
Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Buffet, Getränke, Namensschilder und Technik ein. Wenn mehrere Referenten oder Funkmikrofone beteiligt sind, sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte das Catering für einen Unternehmerabend bestellt werden?
Reserviere das Catering möglichst 2 bis 3 Wochen vorher, sobald der Termin und die ungefähre Gästezahl feststehen. Die endgültige Anzahl und bekannte Ernährungswünsche gibst du etwa 7 Tage vor dem Termin weiter.

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