Checklist pour organiser une soirée des entrepreneurs

Une soirée des entrepreneurs demande plus qu’une date, un lieu et quelques invitations. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, coordonner les intervenants et tester le matériel avant l’arrivée des invités. Cette checklist regroupe les 74 tâches et 46 fournitures du plan, dans un ordre pratique. Tu peux ainsi préparer les invitations, le programme, le buffet, les badges et l’accueil sans découvrir les oublis le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Établir la liste des invités
2 personnes
Rédiger l’invitation
Préparer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
Réserver le lieu
Réserver le catering
Vérifier le mobilier
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Faire la liste des courses
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les indications d'accès
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les éléments du buffet
3 personnes
Préparer les présentations
Organiser les clés et l’accès
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la table des boissons
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Brancher le projecteur
Tester les présentations
2 personnes
Tester la musique d’ambiance
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer l’orateur
Animer la présentation
Recueillir les questions de la salle
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Encadrer les tables de réseautage
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer les assiettes utilisées
2 personnes
Réapprovisionner le café
Animer le cocktail networking
2 personnes
Rassembler les verres
2 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Empiler les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rapporter les clés
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Rassembler les notes de frais
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 10
Cartes de menuqté 10
Panneau d’accueil
Ballonsqté 40
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et l’horaire avant de rédiger l’invitation, puis prévois un formulaire d’inscription avec les besoins alimentaires et les coordonnées utiles.
Demande aux intervenants leurs présentations au plus tard quelques jours avant la soirée. Vérifie chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur utilisés sur place.
Teste le son, les microphones sans fil, les haut-parleurs, les câbles HDMI et l’image avant l’ouverture des portes. Un test complet de 30 minutes évite les réglages devant les invités.
Prépare les badges nominatifs et le programme à partir de la liste définitive des inscrits. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Refroidis les boissons et prépare le buffet assez tôt pour pouvoir accueillir les premiers participants. Vérifie aussi les tables, les chaises, les poubelles et le vestiaire avant l’arrivée du traiteur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée des entrepreneurs ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants et d’ajuster le traiteur.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée des entrepreneurs ?: Prévois au moins 2 à 3 heures sur place pour installer le mobilier, le buffet, les badges et le matériel audiovisuel. Ajoute 30 minutes pour tester les présentations, le son et la projection.
Quand confirmer les intervenants et leurs présentations ?: Confirme les intervenants environ 3 semaines avant la soirée et récupère leurs fichiers au plus tard 3 à 5 jours avant. Garde une copie de chaque présentation sur l’ordinateur prévu pour la diffusion.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée des entrepreneurs ?: La veille, finalise la liste des inscrits, les badges, le programme et les indications d’accès. Refroidis les boissons si possible, vérifie les fournitures et regroupe le matériel nécessaire pour éviter les courses le jour même.

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