Checklist para organizar una noche de emprendedores
Una noche de emprendedores necesita más coordinación que una simple reunión: hay que controlar las inscripciones, confirmar a los ponentes y preparar el espacio para conversar y presentar. Empieza cerrando fecha, horario y lugar; después organiza invitados, programa y catering. Durante la última semana, revisa presentaciones, dietas, mobiliario y conexiones. Esta checklist reúne 74 tareas y 46 elementos para que no llegues al día del evento sin acreditaciones, bebidas frías o un cable HDMI.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y hora
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Redactar la invitación
Preparar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Desarrollar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
Reservar el lugar
Reservar el catering
Comprobar el mobiliario
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Hacer la lista de la compra
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el programa
Enviar indicaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las partes del buffet
3 personas
Preparar las presentaciones
Gestionar llaves y acceso
Inspeccionar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la mesa de bebidas
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el proyector
Probar presentaciones
2 personas
Probar la música de fondo
Preparar café y té
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar al ponente
Coordinar la presentación
Recoger preguntas del público
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Coordinar las mesas de networking
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger los platos usados
2 personas
Rellenar el café
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Recoger los vasos
2 personas
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Apilar las sillas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los baños
Devolver las llaves
Devolver los materiales
2 personas
Almacenar el material sobrante
2 personas
Recopilar los recibos de gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Manteles individualescant. 10
- Cartas del menúcant. 10
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 40
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de enviar la invitación. Deja al menos 3 semanas para reunir inscripciones y confirmar cuántas sillas, mesas altas y percheros necesitas.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y vuelve a comprobarlas 5 días antes. Esa segunda revisión evita que el catering llegue sin opciones para parte de los asistentes.
- Confirma a cada ponente y solicita su presentación como máximo 7 días antes. Revisa los archivos en el portátil que usarás y prueba el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los micrófonos y los altavoces.
- Prepara el programa, las tarjetas con nombres y las indicaciones para llegar durante la semana anterior. Imprime algunas copias adicionales: calcula aproximadamente un 10 % más que el número de inscritos.
- Haz la compra y prepara el buffet el mismo día siguiendo un orden de servicio. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y reserva tiempo para montar platos, vasos, copas, bandejas, cafeteras y papeleras antes de recibir al primer invitado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de emprendedores?
- Empieza al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Cierra ponentes y catering durante la segunda semana y deja los últimos 5 días para confirmaciones, presentaciones y compras.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones?
- Haz una primera confirmación al cerrar el formulario y una última 5 días antes del evento. Usa esa cifra final para ajustar sillas, tarjetas con nombres, catering, vajilla y bebidas.
- ¿Cuándo se prueban el proyector y los micrófonos?
- Prueba todo el equipo entre 2 y 3 días antes, usando las presentaciones definitivas. El día del evento haz una comprobación rápida al menos 60 minutos antes de la llegada de los asistentes.
- ¿Cuánta bebida hay que calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade agua durante toda la sesión. Enfría las bebidas varias horas antes y ajusta la cantidad final según la duración y el número confirmado de asistentes.
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