Wat heb je nodig voor een omgevingsplanavond?

Voor een omgevingsplanavond heb je meer nodig dan koffie en een projector. Deelnemers moeten zich bij binnenkomst kunnen registreren, documenten kunnen lezen en vragen kunnen stellen. Regel daarom naast tafels en stoelen ook naambadges, informatiebladen, vragenkaarten en werkende presentatietechniek. Stem de hoeveelheden af op het aantal aanmeldingen en leg uiterlijk één dag vooraf vast wat al op locatie aanwezig is en wat je nog moet ophalen of kopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Informatietafelsaantal 4
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 90
Koffielepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 90
Tafelkleedjesaantal 10
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Informatiebord
Sprekerskaartjesaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Mandarijnen - 3 kilo
- Komkommer - 6 stuks
- Paprika - 8 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Vleeswaren - 1 kilo
- Vegan beleg - 6 verpakkingen
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Volkoren crackers - 8 pakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Olijven - 6 potten
- Gemengde noten - 4 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Koekjes - 8 pakken
- Mini-muffins - 100 stuks
- Allergievrije koekjes - 4 pakken
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Papieren servetten - 200 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Houten prikkers - 200 stuks
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponzen - 10 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks
- Handzeep - 4 flacons
- Papieren handdoekjes - 6 pakken
- Kopspelden - 2 dozen
- Balpennen - 100 stuks
- Markeerstiften - 12 stuks
- Plakband - 4 rollen
- Post-its - 12 blokken
- Papieren vragenkaarten - 150 stuks
- Feedbackformulieren - 120 stuks
- Naamstickers - 120 stuks
- Printpapier - 2 pakken
- Enveloppen - 120 stuks

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 consumpties per deelnemer en zet daarnaast minstens 1 fles of glas water per persoon klaar. Voor een avond van 2 tot 3 uur zijn extra thermoskannen of waterkokers nodig als niet alles tegelijk kan worden geschonken.
Neem voor iedere aangemelde deelnemer één naambadge en één informatieblad mee, plus ongeveer 10% extra voor onverwachte bezoekers of beschadigde exemplaren. Leg vragenkaarten en pennen op de informatietafels, niet alleen bij de registratie.
Test projector, laptop, projectiescherm, HDMI-kabels, presentatieklikker en microfoons minimaal 60 minuten voor aanvang in de zaal. Neem minstens één extra verlengsnoer en stekkerdoos mee; die worden vaak vergeten wanneer de registratietafel op een andere plek staat.
Zet een registratietafel bij de ingang met de aanwezigheidslijst en deel de zaal zo in dat informatie- en statafels de looproute niet blokkeren. Houd voor het klaarzetten minstens 30 minuten vóór de ontvangst beschikbaar, plus tijd om locatiesleutels op te halen.
Bestel catering pas nadat dieetwensen zijn verzameld en de definitieve deelnemerslijst is gemaakt. Houd voor servies één set per persoon aan en voeg 10% reserve toe; controleer ook of serveerschalen, serveertangen, broodmessen en keukenmessen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een omgevingsplanavond?: Reken op 2 koppen koffie of thee per deelnemer voor een avond van 2 tot 3 uur. Voor 50 deelnemers betekent dat ongeveer 100 consumpties, naast minimaal 50 porties water.
Hoeveel informatiebladen en naambadges moet ik printen?: Print voor iedere aangemelde deelnemer één informatieblad en één naambadge. Maak 10% extra: bij 50 deelnemers zijn dat 55 exemplaren van elk.
Welke techniek heb ik nodig voor een omgevingsplanavond?: Zorg minimaal voor een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, presentatieklikker, luidsprekers en draadloze microfoons met standaards. Test alles 60 minuten vóór aanvang en neem minstens één reserveverlengsnoer mee.
Wanneer moet ik de boodschappen en catering regelen?: Verzamel dieetwensen voordat je bestelt en plaats de cateringbestelling zodra de definitieve deelnemerslijst klaar is. Haal houdbare boodschappen uiterlijk één dag vooraf op en controleer op de dag zelf of gekoelde producten en ijs beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.