Que prévoir pour une soirée du plan d’aménagement ?

Pour une soirée du plan d’aménagement, il faut prévoir à la fois l’accueil des participants, la présentation des documents et un service de boissons simple. La liste comprend le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les équipements de cuisine nécessaires sur place. Vérifiez les besoins alimentaires avant de commander le catering et récupérez les courses assez tôt pour installer la salle sans précipitation. Gardez aussi quelques rallonges, câbles et multiprises de secours : ce sont les éléments le plus souvent oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Tables d’informationqté 4
Tables hautesqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 90
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Plateauxqté 6

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 90
Nappesqté 10
Panneaux de signalisationqté 8
Panneau d’information
Cartes des intervenantsqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Mandarines - 3 kilo
- Concombre - 6 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Charcuterie - 1 kilo
- Garniture vegan - 6 emballages
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Crackers complets - 8 paquets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Olives - 6 bocaux
- Noix mélangées - 4 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Biscuits - 8 paquets
- Mini-muffins - 100 pièces
- Biscuits sans allergènes - 4 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Piques en bois - 200 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Épingles à cheveux - 2 boîtes
- Stylos à bille - 100 pièces
- Surligneurs - 12 pièces
- Ruban adhésif - 4 rouleaux
- Post-it - 12 blocs
- Fiches de questions en papier - 150 pièces
- Formulaires de feedback - 120 pièces
- Étiquettes nominatives - 120 pièces
- Papier d'impression - 2 paquets
- Enveloppes - 120 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée des tables d’information, afin que les participants puissent récupérer leur badge sans bloquer l’entrée. Gardez au moins 2 stylos et une copie imprimée de la liste de présence à cet endroit.
Pour une présentation, emportez au minimum 1 ordinateur portable, 1 projecteur, 1 écran, 1 câble HDMI et 1 cliqueur. Ajoutez 2 rallonges et 2 multiprises si les prises sont éloignées de la zone technique.
Comptez environ 2 tasses de café par personne pour une soirée avec accueil et pause, puis prévoyez 1 machine à café ou 1 bouilloire pour chaque point de service. Utilisez 2 thermos si les boissons doivent rester disponibles pendant plusieurs heures.
Pour le service, prévoyez au moins 1 verre, 1 assiette et 1 jeu de couverts par participant, plus 10 % de réserve. Ajoutez des plateaux et des pinces de service pour éviter de manipuler les aliments avec les mains.
Récupérez les clés, les courses et le matériel technique le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Testez les microphones, les haut-parleurs et les présentations avant d’installer définitivement les tables.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une soirée du plan d’aménagement ?: Prévoyez les boissons, la vaisselle, le matériel de service, les fournitures de cuisine et les éléments techniques comme les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises. Ajoutez 10 % de vaisselle de réserve et vérifiez les besoins alimentaires avant de confirmer le catering.
Combien de tasses et de verres prévoir par personne ?: Comptez environ 2 tasses de café par personne pour la soirée et au moins 1 verre par participant. Ajoutez une réserve de 10 % pour les verres et les tasses afin de couvrir les pertes ou les changements de boisson.
Quand récupérer le matériel pour la soirée ?: Récupérez les courses, les clés et le matériel au moins 2 heures avant l’ouverture de la salle. Faites le test technique dès l’installation, notamment pour le projecteur, les microphones et les présentations.
Quels câbles faut-il prévoir pour le projecteur ?: Prévoyez au moins 1 câble HDMI compatible avec l’ordinateur portable, ainsi que 2 rallonges et 2 multiprises pour alimenter le projecteur, l’ordinateur et le son. Un câble de rechange évite de retarder le début de la présentation.

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