Qué necesitas para una noche de plan ambiental

Una noche de plan ambiental necesita más que sillas y una presentación: la acreditación, las preguntas del público y las pausas de café también requieren material. Esta lista reúne lo que conviene comprar, reservar o llevar para montar la sala, atender a los participantes y servir bebidas y comida sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número final de inscritos y confirma el catering después de recopilar las preferencias dietéticas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesa de registro
Mesas informativascant. 4
Mesas altascant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 90
Cucharillas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejascant. 6

Decoración

Portanombrescant. 90
Manteles individualescant. 10
Carteles de señalizacióncant. 8
Panel informativo
Tarjetas para ponentescant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Mandarinas - 3 kilos
- Pepino - 6 unidades
- Pimientos - 8 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 6 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Embutidos - 1 kilo
- Aperitivos veganos - 6 paquetes
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Crackers integrales - 8 paquetes
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Galletas - 8 paquetes
- Mini muffins - 100 unidades
- Galletas sin alérgenos - 4 paquetes
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Pinchos de madera - 200 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 10 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallitas de papel - 6 paquetes
- Alfileres - 2 cajas
- Bolígrafos - 100 unidades
- Marcadores - 12 unidades
- Cinta adhesiva - 4 rollos
- Post-its - 12 blocs
- Tarjetas de preguntas de papel - 150 unidades
- Formularios de feedback - 120 unidades
- Etiquetas adhesivas con nombre - 120 unidades
- Papel de impresión - 2 paquetes
- Sobres - 120 unidades

Consejos

Calcula una silla y un vaso por participante, más un 10 % adicional para cambios de última hora. Para 50 inscritos, prepara 55 unidades de cada uno.
Para una pausa de café de 2 horas, calcula 2 tazas de bebida caliente por persona y añade café, té y cucharillas suficientes para ese volumen.
Reserva el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos y los altavoces al menos 7 días antes; comprueba las presentaciones y los cables HDMI el día anterior.
Lleva un 10 % más de acreditaciones, hojas informativas y tarjetas de preguntas que el número confirmado. Para 40 asistentes, imprime al menos 44 unidades.
Prepara una regleta y un cable alargador por cada zona técnica que quede lejos de un enchufe. Reúne también el material de servicio, como bandejas, pinzas y termos, antes de recoger la compra.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una noche de plan ambiental?: Calcula una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona, y añade un 10 % de reserva. Para 60 participantes, prepara al menos 66 unidades de cada pieza que se vaya a usar.
¿Cuánto café y té debo comprar para 50 personas?: Para una pausa de 2 horas, calcula unas 2 tazas por persona: aproximadamente 100 servicios calientes. Reparte la cantidad entre café y té según las preferencias recogidas en las inscripciones.
¿Con cuánta antelación debo reservar el equipo técnico?: Reserva el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y el portátil al menos 7 días antes. Haz una prueba completa de presentaciones, sonido y conexiones HDMI 24 horas antes del evento.
¿Cuántas acreditaciones y hojas informativas debo imprimir?: Imprime un ejemplar por participante confirmado y un 10 % adicional. Con 80 inscritos, prepara 88 acreditaciones y 88 copias de cada hoja que se entregue en la sala.

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