Checklist voor een olympische wielerwedstrijd kijkavond

Een olympische wielerwedstrijd kijkavond staat of valt met een geteste uitzending en goed zicht voor iedereen. Leg eerst datum, locatie en capaciteit vast en verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en bezoekersinformatie. Regel beeld, geluid en stroom ruim vóór de avond; een HDMI-kabel of afstandsbediening ontbreekt vaak pas wanneer de gasten binnenkomen. Bereid hapjes, broodjes, fruit en dranken zo voor dat je tijdens de wedstrijd niet voortdurend in de keuken staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en uitzending controleren
Locatie reserveren
Bezoekerscapaciteit vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Informatie naar bezoekers sturen
Uitzendrechten en stream testen
2 personen
Beeldscherm en speakers testen
2 personen
Stroompunten controleren
Meubilair en apparatuur reserveren
Menukaart en hoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Decoratie voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Beeldscherm opstellen
2 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Toilet- en afvalpunten controleren
Uitzending opnieuw testen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Uitzending starten
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Beeld en geluid controleren
Extra zitplaatsen vrijhouden
Laatste ronde hapjes serveren
2 personen
Bezoekers informeren over einde
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Apparatuur

Televisie of projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Speakersaantal 2
Audio-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Afstandsbedieningenaantal 2
Batterijenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakken met dekselaantal 12

Decoratie

Olympische vlaggenaantal 6
Wielerpostersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezem en stofferaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Test de uitzending en stream uiterlijk één dag vooraf op precies dezelfde televisie of projector, laptop, HDMI-kabels en speakers die je tijdens de kijkavond gebruikt. Controleer ook of de gekozen stream buitenshuis of op de gereserveerde locatie werkt.
Plan zitplaatsen op basis van de bezoekerscapaciteit en zorg dat niemand achter een statafel of buffettafel het scherm blokkeert. Zet tafels, stoelen en het beeldscherm ten minste 2 uur vóór de start klaar.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en zet houdbare voorraad, herbruikbare drinkglazen, borden en bestek klaar voordat je de hapjes afmaakt. Zo houd je tijdens de wedstrijd alleen het bijvullen en serveren over.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en houd de bezoekerslijst bij tot de dag ervoor. Pas hoeveelheden broodjes, beleg, fruit en hapjes aan op het definitieve aantal in plaats van op het aantal uitnodigingen.
Controleer stroompunten en leg stekkerdozen, verlengkabels en kabelhaspels zo neer dat looproutes vrij blijven. Leg afstandsbedieningen, reservebatterijen en audio-kabels bij de apparatuur; die kleine onderdelen worden het vaakst vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer ik een olympische wielerwedstrijd kijkavond?: Leg datum, uitzending en locatie minimaal 3 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de kijkavond, zodat je catering en zitplaatsen kunt bepalen.
Wanneer moet ik de stream en het beeld testen?: Test de stream, televisie of projector, laptop, HDMI-kabels en speakers uiterlijk 24 uur vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid en afstandsbedieningen, ongeveer 2 uur vóór de start.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een kijkavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Zet naast gekoelde dranken ook water klaar en tel koffie en thee apart mee.
Wanneer bereid ik de hapjes en broodjes voor?: Was en snijd fruit en bereid hapjes bij voorkeur op de dag zelf, 2 tot 4 uur vóór de uitzending. Broodjes en beleg kun je kort voor ontvangst klaarmaken; bewaar alles afgedekt in opslagbakken met deksel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.