Checklist pour organiser une soirée de visionnage de la course cycliste olympique
Une soirée de visionnage réussie dépend surtout de la diffusion et de l’installation technique. Vérifiez d’abord la date, les droits de diffusion et la capacité du lieu, puis confirmez les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez assez de sièges, un écran visible depuis toute la salle et des câbles de secours. Le jour même, testez l’image et le son plusieurs heures avant le départ, refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Vérifier la date et la diffusion
Réserver le lieu
Fixer la capacité d’accueil
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier les droits de diffusion et le stream
2 personnes
Tester l’écran et les enceintes
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
Réserver le mobilier et le matériel
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Préparer la décoration
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Préparer les sandwiches et les garnitures
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Brancher les enceintes
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Vérifier les toilettes et les points de déchets
Retester le flux en direct
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Lancer la diffusion
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier l’image et le son
Réserver des places supplémentaires
Servir le dernier tour de bouchées
2 personnes
Informer les visiteurs de la fin
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Nappeqté 10
Équipement
- Télévision ou projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Câbles audioqté 2
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Télécommandesqté 2
- Pilesqté 8
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Verres doseursqté 2
- Bacs de stockage avec couvercleqté 12
Décoration
- Drapeaux olympiquesqté 6
- Affiches cyclistesqté 8
- Décoration de tableqté 10
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs de tri des déchetsqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Testez l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les enceintes et le son au moins 2 heures avant le début de la course. Gardez des rallonges, multiprises et piles de rechange accessibles, plutôt que dans un carton fermé.
- Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne et prévoyez un espace réfrigéré séparé pour les boissons déjà froides. Les glacières doivent être installées avant l’arrivée des invités.
- Terminez les sandwiches et les garnitures environ 60 minutes avant la diffusion. Lavez et coupez les fruits le même jour, puis conservez-les dans des bacs fermés jusqu’au service.
- Placez l’écran de façon à éviter les reflets et laissez un passage dégagé vers les tables du buffet. Vérifiez que chaque siège offre une vue correcte avant d’installer la décoration.
- Envoyez les informations pratiques au plus tard 48 heures avant la soirée : adresse, heure d’ouverture, début de la diffusion et éventuels besoins alimentaires à confirmer. Mettez la liste des visiteurs à jour après chaque réponse.
Questions fréquentes
- Comment organiser une soirée de visionnage de la course cycliste olympique ?
- Commencez 3 à 4 semaines avant avec la date, le lieu, la capacité et les invitations. Pendant la dernière semaine, confirmez les inscriptions, les besoins alimentaires, les droits de diffusion et le matériel. Le jour même, prévoyez au moins 2 heures pour tester l’image, le son et l’installation.
- Combien de boissons prévoir pour une soirée de course cycliste ?
- Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Gardez une partie des boissons au frais dans des glacières et installez le point café et thé avant l’arrivée des invités.
- Quand tester l’écran et les enceintes avant la diffusion ?
- Faites un test complet au moins 2 heures avant le début de la course. Vérifiez l’image, le son, la connexion au stream, les câbles HDMI et audio, ainsi que les multiprises et rallonges.
- Quand envoyer les informations aux invités ?
- Envoyez-les au plus tard 48 heures avant la soirée, avec l’adresse, l’heure d’accueil, l’heure de début de la diffusion et les informations sur le repas. Relancez les personnes qui n’ont pas confirmé leurs besoins alimentaires 3 à 5 jours avant.
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