Olympisches Radrennen als Public Viewing organisieren
Bei einem Public Viewing zum olympischen Radrennen entscheidet nicht nur die Übertragung über den Ablauf. Du brauchst einen passenden Raum, getestete Bild- und Tontechnik, ausreichend Sitzplätze und eine Verpflegung, die während des Rennens schnell erreichbar ist. Prüfe zuerst Datum und Sendung, kläre die Übertragungsrechte und verschicke danach die Einladungen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung – von der Raumreservierung bis zum Aufbau von Bildschirm, Lautsprechern, Buffet und Kaffeebereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Sendung prüfen
Location reservieren
Besucherzahl festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Informationen an Besucher senden
Übertragungsrechte und Stream testen
2 Personen
Bildschirm und Lautsprecher testen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
Möbel und Ausrüstung reservieren
Speisekarte und Mengen festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Dekoration vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Obst waschen und schneiden
2 Personen
Brötchen und Belag vorbereiten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bildschirm aufstellen
2 Personen
Lautsprecher anschließen
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Toiletten- und Abfallstellen kontrollieren
Übertragung erneut testen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Übertragung starten
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Bild und Ton kontrollieren
Zusätzliche Sitzplätze freihalten
Letzte Runde Snacks servieren
2 Personen
Besucher über das Ende informieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geräte abbauen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckeAnz. 10
Ausstattung
- Fernseher oder Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- AudiokabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 2
- FernbedienungenAnz. 2
- BatterienAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12
Dekoration
- Olympische FahnenAnz. 6
- RadsportplakateAnz. 8
- TischdekorationAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- AbfalltrennbehälterAnz. 3
- PutzeimerAnz. 3
- Besen und HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Teste Stream, Bildschirm und Lautsprecher spätestens am Vortag mit genau der Verbindung, die am Veranstaltungstag genutzt wird. Prüfe dabei auch HDMI- und Audiokabel, Fernbedienungen, Batterien sowie Stromanschlüsse.
- Plane die Sitzplätze nach der erwarteten Besucherzahl und stelle Tische, Stühle, Buffetische und Stehtische so auf, dass niemand den Blick auf die Rennübertragung versperrt. Halte mindestens einen gut erreichbaren Durchgang frei.
- Lege Speisekarte und Mengen mindestens 3 Tage vorher fest. Bereite Snacks, gewaschenes und geschnittenes Obst sowie Brötchen und Belag so vor, dass während des Rennens nur noch nachgelegt werden muss.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle haltbare Vorräte getrennt bereit. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser gut sichtbar.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und aktualisiere die Besucherliste spätestens 2 Tage vor dem Public Viewing. Sende danach Anfahrt, Beginn, Raumhinweise und Informationen zur Übertragung an alle Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Public Viewing zum olympischen Radrennen planen?
- Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Location, Besucherzahl und Einladungen. Technik, Möbel und Übertragungsrechte solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin klären.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Public Viewing?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Bei längeren Rennen solltest du zusätzlich pro weiterer Stunde etwa 1 bis 2 Getränke je Gast einplanen und Wasser separat bereitstellen.
- Wann sollte ich die Technik für die Rennübertragung testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch, idealerweise zur gleichen Uhrzeit wie die Veranstaltung. Prüfe Stream, Bildschirm oder Projektor, Lautsprecher, HDMI- und Audiokabel sowie alle Stromanschlüsse.
- Wann muss ich das Essen für das Public Viewing vorbereiten?
- Wasche und schneide Obst sowie bereite haltbare Snacks am Vortag vor. Brötchen, Belag, Servierschalen und Zangen kannst du am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor Beginn aufbauen.
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