Checklist para una noche de visionado de ciclismo olímpico
Organizar una noche de visionado de la carrera ciclista olímpica requiere coordinar la emisión, el espacio y la comida al mismo tiempo. Empieza confirmando la fecha, la señal y los derechos de emisión antes de invitar a nadie. Después controla el aforo, las preferencias dietéticas y el equipo audiovisual. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para llegar al inicio de la carrera con la pantalla, los altavoces, las bebidas y los aperitivos preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Comprobar la fecha y la emisión
Reservar el lugar
Registrar la capacidad de visitantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar información a los visitantes
Probar los derechos de emisión y el streaming
2 personas
Probar la pantalla y los altavoces
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
Reservar mobiliario y equipo
Definir el menú y las cantidades
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Preparar la decoración
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Lavar y cortar la fruta
2 personas
Preparar bocadillos y rellenos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar la pantalla
2 personas
Conectar los altavoces
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Comprobar los puntos de aseos y residuos
Volver a probar la transmisión
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Iniciar la transmisión
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar imagen y sonido
Reservar asientos adicionales
Servir la última ronda de aperitivos
2 personas
Informar a los visitantes sobre el final
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Mantelcant. 10
Equipo
- Televisor o proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Enrollacablescant. 2
- Mandos a distanciacant. 2
- Bateríascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
Decoración
- Banderas olímpicascant. 6
- Pósteres de ciclismocant. 8
- Decoración de mesacant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la emisión y prueba el streaming al menos 48 horas antes. Haz una segunda prueba el mismo día y deja preparado un portátil alternativo si dependes de una conexión en línea.
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para actualizar el número de visitantes, calcular las cantidades y detectar alergias o preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Monta la pantalla, conecta los altavoces y comprueba los puntos de electricidad como mínimo 2 horas antes. Prueba también los cables HDMI, los cables de audio, los mandos y las baterías.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara los productos no perecederos el día anterior. Para el primer tramo de la velada, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y reserva agua aparte.
- Coloca el buffet y el punto de café y té antes de que lleguen los invitados, pero prepara la fruta, los bocadillos y los rellenos cerca de la hora de servir. Así evitas que la comida se reseque y mantienes libres las mesas alrededor de la pantalla.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo probar el streaming de la carrera ciclista olímpica?
- Haz una prueba completa al menos 48 horas antes y repítela 2 horas antes de que empiece el visionado. Comprueba también el sonido, la conexión y la alternativa de acceso a la emisión.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una noche de visionado?
- Usa el número final de inscritos para calcular las raciones y añade un pequeño margen para imprevistos. Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y prepara aperitivos suficientes para servirlos en varias tandas.
- ¿Cuándo cierro la lista de invitados?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese plazo permite actualizar el aforo, recoger preferencias dietéticas y ajustar la compra sin dejar la comida para el último momento.
- ¿Con cuánta antelación debo montar la pantalla y los altavoces?
- Empieza el montaje como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Reserva tiempo para revisar los puntos de electricidad, conectar regletas y alargadores, y probar imagen y sonido desde el lugar donde se sentará el público.
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