Checklist voor een oecumenische viering organiseren

Een oecumenische viering vraagt om meer afstemming dan één kerkdienst: voorgangers, muzikanten, koor en betrokken geloofsgemeenschappen moeten hetzelfde programma volgen. Begin met datum en locatie en werk daarna toe naar liturgie, teksten, liederen, uitnodigingen en de praktische ontvangst. Plan ook de maaltijd, dieetwensen, toegankelijkheid en een kinderprogramma als die bij de viering horen. Deze checklist helpt je om 72 taken en 55 benodigde spullen op tijd te verdelen en af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Voorgangers vastleggen
2 personen
Muzikanten en koor vastleggen
2 personen
Programma en liturgie opstellen
3 personen
Bijbelteksten selecteren
2 personen
Liederen kiezen
3 personen
Gebeden en overweging voorbereiden
3 personen
Voorbeden verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aantal deelnemers bevestigen
2 personen
Maaltijd en catering reserveren
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Kinderprogramma voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Teksten en liedbladen maken
2 personen
Liedbladen printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Route- en welkomstborden maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Maaltijd voorbereiden
5 personen
Vegetarische porties voorbereiden
2 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Altaartafel klaarmaken
2 personen
Liturgische materialen klaarleggen
2 personen
Geluid testen
3 personen
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
Liedbladen en programma's klaarleggen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Naamtafel en ontvangstpunt inrichten
2 personen
Welkomstborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Oecumenische viering begeleiden
4 personen
Muzikale begeleiding verzorgen
5 personen
Collecte begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Informeel samenzijn begeleiden
3 personen
Buffet openen
2 personen
Maaltijd serveren
6 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
Servies en bestek inzamelen
3 personen
Koffie en thee opnieuw serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Afscheid en mededelingen verzorgen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Buffet en koffiepunt opruimen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Liturgische ruimte herstellen
2 personen
Geluid en instrumenten opruimen
3 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
4 personen
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 15
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Kledingrekaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 130
Diepe bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffielepeltjesaantal 100
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 15
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 6
Laptop
Projectiescherm
Beamer

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Ovenschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 15
Kaarsenaantal 40
Kandelaarsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbordenaantal 6
Tafelbordjesaantal 15
Naambadgesaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg voorgangers, muzikanten en koor vroeg vast voordat je de liturgie definitief maakt. Reserveer daarna tijd voor een gezamenlijke doorloop, zodat overgangen, liederen en microfoons worden getest.
Maak de liturgie niet pas vlak voor de viering. Selecteer Bijbelteksten en liederen eerst, verzamel voorbeden met een duidelijke einddatum en lever teksten daarna gebundeld aan voor de liedbladen.
Bevestig het aantal deelnemers uiterlijk enkele dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor maaltijd, servies, stoelen, waterglazen en naambadges; houd bij de catering rekening met alle verzamelde dieetwensen.
Plan de zaalindeling op papier voordat je tafels en stoelen klaarzet. Controleer een vrije route voor rolstoelen en kinderwagens en zet route- en welkomstborden op plekken waar bezoekers moeten kiezen.
Test techniek vóór de inloop, niet tijdens de viering. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen samen met de mensen die ze bedienen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een oecumenische viering?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, voorgangers, muzikanten en koor. Plan de liturgie en uitnodigingen daarna, zodat deelnemers minstens 4 weken hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet de liturgie van een oecumenische viering klaar zijn?: Zorg dat de hoofdopzet ongeveer 6 weken vooraf vaststaat. Laat Bijbelteksten, liederen, gebeden en bijdragen uiterlijk 2 weken voor de viering definitief zijn, zodat je de liedbladen op tijd kunt printen.
Hoeveel stoelen en servies heb je nodig voor een oecumenische viering?: Reken per bevestigde deelnemer op 1 stoel en tel enkele extra stoelen voor onverwachte bezoekers. Voor een maaltijd heb je per persoon een dinerbord, bestek en waterglas nodig; tel bij servies en glazen ongeveer 10 procent reserve.
Wanneer verzamel je dieetwensen en bevestig je het aantal deelnemers?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vooraf. Bevestig het definitieve aantal vervolgens uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de viering aan de catering en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.