Checklist para organizar una celebración ecuménica

Una celebración ecuménica reúne liturgia, música, participantes y una parte práctica que suele llevar más tiempo del previsto. Esta checklist te ayuda a ordenar las 72 tareas del plan: desde confirmar la fecha y preparar los textos hasta distribuir la sala, coordinar voluntarios y dejar listas las bebidas. Empieza por el programa y el número de asistentes; después podrás cerrar el catering, los materiales impresos y la logística del lugar con menos cambios de última hora.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Registrar a los precedentes
2 personas
Confirmar músicos y coro
2 personas
Elaborar el programa y la liturgia
3 personas
Seleccionar textos bíblicos
2 personas
Elegir canciones
3 personas
Preparar las oraciones y la reflexión
3 personas
Recopilar las preces
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Confirmar el número de participantes
2 personas
Reservar la comida y el catering
2 personas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Preparar el programa infantil
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar textos y partituras
2 personas
Imprimir las hojas de cantos
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer carteles de ruta y bienvenida
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la comida
5 personas
Preparar porciones vegetarianas
2 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar la mesa del altar
2 personas
Preparar el material litúrgico
2 personas
Probar el sonido
3 personas
Montar los instrumentos musicales
3 personas
Preparar las partituras y los programas
2 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar la mesa de nombres y el punto de recepción
2 personas
Colocar carteles de bienvenida
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Guiar la celebración ecuménica
4 personas
Proporcionar acompañamiento musical
5 personas
Acompañar la colecta
2 personas
Servir café y té
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar una reunión informal
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir la comida
6 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé y las mesas
3 personas
Recoger la vajilla y los cubiertos
3 personas
Volver a servir café y té
3 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Despedida y anuncios
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger el buffet y el rincón del café
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Restaurar el espacio litúrgico
2 personas
Recoger el sonido y los instrumentos
3 personas
Limpiar la sala y los baños
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 15
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 8
Percherocant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos hondoscant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 15
Termoscant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Atrilescant. 6
Portátil
Pantalla de proyección
Proyector

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cucharonescant. 12
Fuentes para hornocant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Decoración

Mantelescant. 15
Velascant. 40
Candelabroscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles de bienvenidacant. 6
Carteles de mesacant. 15
Credencialescant. 120

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el programa litúrgico. La selección de textos bíblicos, canciones, oraciones y preces debe estar suficientemente avanzada antes de imprimir partituras u hojas de cantos.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, por ejemplo, 10 días antes. Confirma el número final de participantes antes de reservar la comida y organizar las mesas del buffet.
Haz una prueba técnica completa al menos 3 días antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, portátil, atriles y cables deben funcionar juntos en la sala real.
Comprueba la accesibilidad recorriendo el lugar como lo hará un invitado. Revisa entradas, distribución de sillas, baños, rutas señalizadas y espacio para personas que necesiten más tiempo o apoyo.
Prepara el montaje y el servicio por zonas, no solo por listas. Deja identificados el material de bienvenida, las hojas de cantos, la vajilla, las jarras y termos; recoge los productos frescos y enfría las bebidas el mismo día, con tiempo suficiente antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración ecuménica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, músicos, coro y responsables de las distintas comunidades. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, catering, impresión y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo confirmar el número de participantes y el catering?: Solicita las inscripciones desde el principio y fija el cierre entre 10 y 14 días antes. Confirma el número definitivo con el catering al menos 7 días antes, especialmente si hay preferencias dietéticas.
¿Cuándo se imprimen las hojas de cantos y el programa?: Imprime el programa, los textos y las hojas de cantos entre 3 y 5 días antes, cuando la liturgia y las canciones ya estén aprobadas. Guarda algunas copias adicionales, por ejemplo un 10 % más que el número confirmado de asistentes.
¿Cuándo hay que preparar el equipo de sonido y el proyector?: Haz una prueba completa 3 días antes y vuelve a comprobar conexiones, pilas, cables y niveles el mismo día. Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada del público para montar y probar el equipo en la sala.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.