Checklist pour organiser une célébration œcuménique

Une célébration œcuménique demande de coordonner plusieurs communautés, des officiants, la musique, la liturgie et l’accueil. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le programme avant de lancer les invitations. Les détails qui prennent le plus de retard sont souvent les textes, les besoins alimentaires, l’accessibilité et les essais techniques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux achats, à l’installation et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les officiants
2 personnes
Réserver les musiciens et la chorale
2 personnes
Établir le programme et la liturgie
3 personnes
Sélectionner les versets bibliques
2 personnes
Choisir les chansons
3 personnes
Préparer les prières et les méditations
3 personnes
Recueillir les intentions de prière
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer le nombre de participants
2 personnes
Réserver les repas et le catering
2 personnes
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Préparer le programme enfants
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les textes et les livrets de chants
2 personnes
Imprimer les feuilles de chants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux d’itinéraire et d’accueil
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le repas
5 personnes
Préparer des portions végétariennes
2 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Préparer la table d'autel
2 personnes
Préparer le matériel liturgique
2 personnes
Tester le son
3 personnes
Installer les instruments de musique
3 personnes
Préparer les feuilles de chants et les programmes
2 personnes
Installer le point café et thé
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer la table des noms et le point d'accueil
2 personnes
Installer les panneaux de bienvenue
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le service œcuménique
4 personnes
Assurer l’accompagnement musical
5 personnes
Encadrer la collecte
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le moment informel
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le repas
6 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
Resservir le café et le thé
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Gérer les adieux et les annonces
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger le buffet et le coin café
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Restaurer l’espace liturgique
2 personnes
Ranger le son et les instruments
3 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 15
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes creusesqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Petites cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 15
Thermosqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 6
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 12
Plats à gratinqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Nappesqté 15
Bougiesqté 40
Chandeliersqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de bienvenueqté 6
Pancartes de tableqté 15
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les officiants au moins 8 à 12 semaines avant la célébration. Réservez les musiciens et la chorale dès que le programme prévoit plusieurs chants ou accompagnements.
Finalisez la liturgie, les versets, les chansons, les prières et les méditations au moins 3 semaines avant. Gardez ensuite 7 jours pour relire les textes, harmoniser les traductions et préparer les livrets.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite située 10 à 14 jours avant l’événement. Confirmez alors le nombre de participants au traiteur plutôt que d’attendre les derniers retours.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : accueil, musique, enfants, repas et technique. Une répétition de 60 à 90 minutes permet de tester les microphones, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur et les rallonges avant l’arrivée du public.
Faites les courses non périssables 3 à 5 jours avant et récupérez les produits frais le jour même ou la veille. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et préparez les panneaux, badges et feuilles de chants avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une célébration œcuménique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les officiants, coordonner les musiciens, recueillir les inscriptions et finaliser la liturgie sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la célébration, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer les repas, les besoins alimentaires et la disposition de la salle.
Quand finaliser le programme et les livrets de chants ?: Terminez le programme au moins 3 semaines avant, puis faites relire et imprimer les textes 7 à 10 jours avant. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les intervenants.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel audio ?: Organisez un essai complet 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants, avec les microphones, les pieds, la table de mixage et les haut-parleurs. Testez aussi le vidéoprojecteur, l’ordinateur et chaque rallonge utilisée.

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