Checklist voor een oecumenische kerstmarkt organiseren

Een oecumenische kerstmarkt vraagt om meer afstemming dan een gewone markt: de kerstviering, koren en muzikanten moeten passen bij de kraamindeling en publieksstroom. Begin met datum, locatie, gebruiksregels, vergunningen en verzekering voordat je kramen of tenten vastlegt. Daarna regel je kraamhouders, programma, publiciteit, aanmeldingen en vrijwilligers. In de laatste week controleer je reserveringen, dieetwensen, betalingen, boodschappen en materialen. Deze checklist bevat 79 taken en 70 spullen, zodat je niets pas tijdens de opbouw hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden bevestigen
2 personen
Locatie en gebruiksregels controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Leveranciers benaderen
2 personen
Kramen en tenten reserveren
Stroompunten vastleggen
Kraamindeling tekenen
2 personen
Programma en viering vastleggen
3 personen
Kerstviering afstemmen
3 personen
Muzikanten en koren bevestigen
2 personen
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteit plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen controleren
Menukaart en prijslijst maken
2 personen
Betalingswijze voorbereiden
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Kraamhouders informeren
Weersverwachting controleren
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Kraamindeling markeren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kramen inrichten
8 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken bereiden
3 personen
Kassa's en pinapparaat testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kraamverkoop ondersteunen
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Kerstliederen begeleiden
4 personen
Kerstviering begeleiden
5 personen
Optredens aankondigen
Muziek verzorgen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Laatste verkoopronde afronden
3 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Kassa's afsluiten
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Retourmaterialen verpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koel- en kookapparatuur reinigen
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Kas en bonnen verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 8
Kerststaltafel
Kledingrekkenaantal 6
Kraambordstandaardsaantal 12
Afzethekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Rode lopersaantal 2
Kraambordjesaantal 14
Prijslijstbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Led-lantaarnsaantal 24
Led-kaarsenaantal 40
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudplatenaantal 3
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroompunten vast vóór je de kraamindeling definitief maakt. Noteer per kraam welke aansluiting nodig is en houd doorgangen vrij voor bezoekers en de kerstviering.
Stem de kerstviering, muzikanten en koren vroeg op elkaar af. Plan een concreet tijdstip voor soundcheck en controleer of het programma geen conflict geeft met de drukste marktperiode.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en zet ze uiterlijk enkele dagen voor de markt naast de menukaart. Zo kunnen inkopen en bereiding nog worden aangepast zonder last-minute improvisatie.
Maak één overzicht voor vrijwilligers met taak, tijdstip en contactpersoon. Bezet niet alleen de verkoop, maar ook opbouw, ontvangst van materialen, catering, opruimen en toezicht bij afzethekken.
Regel contant geld, wisselgeld en de gekozen betalingswijze vóór de boodschappenronde. Controleer daarnaast of servies, thermoskannen, tafelkleden en prijslijstborden op tijd beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oecumenische kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en leveranciers. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligers, boodschappen en een controle van alle reserveringen.
Wanneer moet de kerstviering van de kerstmarkt vaststaan?: Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf vast, inclusief koren, muzikanten en opbouw van de viering. Bevestig alle deelnemers daarna opnieuw 1 tot 2 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een oecumenische kerstmarkt?: Maak minimaal 4 soorten bezetting: opbouw, kramen en catering, programma en opruimen. Plan per taak een hoofdverantwoordelijke en zorg dat de bezetting minstens 1 week vooraf definitief is.
Wanneer regel je boodschappen en verse producten voor de kerstmarkt?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en haal verse producten zo laat mogelijk op. Plan het ophalen van materialen en gereserveerde spullen uiterlijk de dag vóór de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.