Ökumenischen Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein ökumenischer Weihnachtsmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Kirchengemeinden, Standbetreiber, Chöre und freiwillige Helfer zusammenarbeiten. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und Haftung, bevor du Stände, Zelte oder Musiker fest buchst. Danach folgen Standplan, Einladungen, Programm, Werbung und Anmeldungen. In der letzten Woche stehen Einkäufe, Wechselgeld, Beschilderung und die Einteilung der Helfer im Mittelpunkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Zeiten bestätigen
2 Personen
Ort und Nutzungsregeln prüfen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung und Haftung prüfen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Stände und Zelte reservieren
Stromanschlüsse festlegen
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
Programm und Feier festlegen
3 Personen
Weihnachtsfeier abstimmen
3 Personen
Musiker und Chöre bestätigen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung platzieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen prüfen
Speisekarte und Preisliste erstellen
2 Personen
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Standbetreiber informieren
Wettervorhersage prüfen
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen

Event

Gelände freimachen
4 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Standaufteilung markieren
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Stände einrichten
8 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heiße Getränke zubereiten
3 Personen
Kassen und Kartenzahlungsgerät testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Standverkauf unterstützen
4 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten auffüllen
Weihnachtslieder begleiten
4 Personen
Weihnachtsfeier begleiten
5 Personen
Auftritte ankündigen
Musik organisieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Letzte Verkaufsrunde abschließen
3 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen
Kassen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
Rückgabematerialien verpacken
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kühl- und Kochgeräte reinigen
2 Personen
Restbestände lagern
2 Personen
Kasse und Belege bearbeiten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
StehtischeAnz. 8
Krippenstaltetisch
KleiderständerAnz. 6
Verkaufsstand-SchilderständerAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 20
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
Rote TeppicheAnz. 2
StandschilderAnz. 14
PreisschilderAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LaternenAnz. 24
LED-KerzenAnz. 40
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 3
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standflächen und Stromanschlüsse spätestens vier Wochen vorher fest. Zeichne den Standplan mit Zelten, Marktständen, Absperrgittern und freien Wegen, damit am Aufbau-Tag keine Umplatzierungen nötig werden.
Bestätige Chöre, Musiker und die Weihnachtsfeier mindestens sechs Wochen vor dem Markt. Plane für jeden Programmpunkt eine konkrete Uhrzeit sowie eine verantwortliche Kontaktperson ein.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche spätestens zehn Tage vorher ab. So kannst du Speisekarte, Preisliste und Mengen für warme Getränke und Speisen rechtzeitig anpassen.
Organisiere Bargeld und Wechselgeld nicht erst am Veranstaltungstag. Teile das Wechselgeld auf die Verkaufsstände auf und lege vorher fest, wer Einnahmen zählt und sicher verwahrt.
Prüfe drei bis fünf Tage vorher die Ausstattung: wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller, Besteck, Servierschalen, Thermoskannen sowie Tischdecken, Standschilder und Preisschilder werden beim Packen leicht übersehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen ökumenischen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa drei Monate vorher mit Termin, Ort, Nutzungsregeln, Genehmigungen und Haftung. Stände, Zelte, Musiker und Chöre sollten spätestens sechs Wochen vor dem Markt bestätigt sein.
Was muss eine Woche vor dem ökumenischen Weihnachtsmarkt erledigt sein?: Eine Woche vorher sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplan, Speisekarte, Preisliste und Zahlungsart feststehen. Prüfe außerdem Einkaufsliste, Materialien, Beschilderung und alle offenen Lieferungen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Plane pro Verkaufsstand mindestens eine kleine Wechselgeldkasse mit Münzen und kleinen Scheinen ein; die genaue Summe hängt von deinen Preisen und der erwarteten Besucherzahl ab. Teile das Geld vor Beginn aus und zähle es nach Ende des Markts gemeinsam.
Wann sollte man frische Lebensmittel für den Weihnachtsmarkt einkaufen?: Hole frische Produkte möglichst am Vortag oder am Veranstaltungstag ab, abhängig von Haltbarkeit und Lagerung. Trockene Zutaten, Becher, Geschirr und Dekoration kannst du bereits mehrere Tage vorher bereitstellen.

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