Checklist para organizar un mercado navideño ecuménico

Un mercado navideño ecuménico combina puestos, comida, música y una celebración compartida, así que conviene coordinarlo como varios eventos a la vez. Esta checklist reúne 79 tareas y 70 materiales para avanzar desde la fecha y los permisos hasta el desmontaje. Presta especial atención a la distribución de carpas, las conexiones eléctricas, las preferencias dietéticas y el cambio en efectivo. También encontrarás los puntos que suelen quedarse para el último momento: proveedores, voluntarios, reservas y productos frescos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios
2 personas
Comprobar el lugar y las normas de uso
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro y la responsabilidad
Contactar a los proveedores
2 personas
Reservar puestos y carpas
Registrar los puntos de conexión eléctrica
Dibujar la distribución de los puestos
2 personas
Definir el programa y la celebración
3 personas
Coordinar la celebración de Navidad
3 personas
Confirmar músicos y coros
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar publicidad
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar las reservas
Hacer la carta y la lista de precios
2 personas
Preparar el método de pago
2 personas
Preparar efectivo y cambio
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Informar a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar protección contra la lluvia
2 personas

Evento

Despejar el recinto
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente y los cables
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Montar los puestos
8 personas
Preparar el catering
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Probar las cajas registradoras y el datáfono
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Apoyar la venta en puestos
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Acompañar villancicos
4 personas
Coordinar la celebración de Navidad
5 personas
Anunciar las actuaciones
Proporcionar la música
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Cerrar la última ronda de ventas
3 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas
Cerrar las cajas
2 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
4 personas
Retirar la decoración
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Contar y comprobar los materiales
2 personas
Empaquetar los materiales de devolución
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar el equipo de refrigeración y cocina
2 personas
Guardar el excedente
2 personas
Procesar caja y recibos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas altascant. 8
Mesa de belén
Percheroscant. 6
Soportes para letreros de puestocant. 12
Vallas de separacióncant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 20
Figuras navideñascant. 12
Mantelescant. 20
Alfombras rojascant. 2
Carteles para puestoscant. 14
Carteles de precioscant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Cuerdacant. 4
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Faroles LEDcant. 24
Velas LEDcant. 40
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10

Equipo

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 3
Planchas para mantener calientecant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Datáfonoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Sartenescant. 4
Fuentes para hornocant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Básculas de cocinacant. 2
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el horario y las normas del lugar. Después confirma los permisos y el seguro antes de invitar a expositores o contratar carpas; cualquier cambio posterior afecta a todo el plano del mercado.
Dibuja la distribución de los puestos antes del montaje. Señala carpas, mesas, separación de zonas, conexiones eléctricas, mesa del belén y espacio para músicos o coros para evitar cables y pasillos bloqueados.
Define por escrito el programa de Navidad y asigna responsables a cada tramo. Confirma músicos, coros y voluntarios con antelación, y prepara sustituciones: una ausencia el mismo día puede dejar sin cubrir caja, recepción o servicio.
Cierra la carta y los precios antes de hacer la compra. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y separa los productos frescos, que conviene recoger lo más cerca posible de la apertura.
Prepara el pago y el cambio antes del día del mercado. Comprueba vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, termos y utensilios de servicio; contar el material al recogerlo evita descubrir faltas cuando ya hay público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño ecuménico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva pronto el lugar, las carpas y los puestos; durante las últimas 2 semanas conviene cerrar inscripciones, voluntarios, compras y programa.
¿Cuándo hay que confirmar los permisos y el seguro?: Comprueba los permisos y la responsabilidad antes de anunciar el mercado, idealmente 6-8 semanas antes. Así puedes adaptar el uso del espacio y las instalaciones sin rehacer las invitaciones.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para el mercado?: Calcula al menos 1 voluntario por función activa y añade 2-3 personas de apoyo por turno. La caja, la recepción, el servicio de comida, el montaje y la celebración no deberían depender de una sola persona.
¿Cuándo se compran los productos frescos?: Haz la compra general varios días antes y recoge los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes. Revisa entonces las reservas y las preferencias dietéticas para ajustar las cantidades.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.