Organiser un marché de Noël œcuménique : la checklist

Un marché de Noël œcuménique demande de coordonner à la fois les stands, l’accueil du public et la célébration de Noël. Commencez par confirmer la date, les horaires, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis construisez l’agencement et le programme. Les exposants, musiciens, chorales et bénévoles doivent recevoir leurs informations plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre les réservations, les achats, le menu, les paiements et l’installation jusqu’au jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
2 personnes
Vérifier le lieu et les règles d’utilisation
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Réserver les stands et les tentes
Répertorier les points d’alimentation électrique
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
Fixer le programme et la célébration
3 personnes
Coordonner la célébration de Noël
3 personnes
Confirmer les musiciens et les chorales
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Mettre en place la communication
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les réservations
Créer le menu et la liste des prix
2 personnes
Préparer le moyen de paiement
2 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Informer les exposants
Vérifier les prévisions météo
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Dégager le site
4 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
Tester les caisses et le terminal de paiement
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Soutenir la vente sur stand
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Accompagner les chants de Noël
4 personnes
Encadrer la fête de Noël
5 personnes
Annoncer les spectacles
Fournir la musique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Clore la dernière vente
3 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Emballer le matériel de retour
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer le matériel de froid et de cuisson
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Traiter la caisse et les reçus
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 8
Table de la crèche
Portants à vêtementsqté 6
Supports pour panneau de standqté 12
Barrières de sécuritéqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Nappesqté 20
Tapis rougesqté 2
Panneaux de standqté 14
Panneaux de la liste des prixqté 8
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 30
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 24
Bougies LEDqté 40
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Plaques chauffantesqté 3
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Casserolesqté 4
Plats à gratinqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Balances de cuisineqté 2
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires et le temps de montage au moins 8 semaines avant le marché. Vérifiez aussi les règles du lieu, les autorisations nécessaires et la responsabilité civile avant de réserver les stands et les tentes.
Dessinez l’agencement avant l’arrivée du matériel : prévoyez les stands, les tables, les chaises, la table de la crèche, les points électriques et les barrières de sécurité. Gardez des passages assez larges pour les visiteurs et l’accès aux secours.
Confirmez le programme religieux et musical au moins 4 semaines à l’avance. Faites valider séparément l’horaire de la célébration de Noël, la présence des musiciens et celle des chorales, puis transmettez une version unique aux bénévoles et aux exposants.
Fixez le menu et les prix avant les courses, puis recueillez les besoins alimentaires au moment des inscriptions. Prévoyez un moyen de paiement testé, une réserve de monnaie et une personne responsable de l’argent liquide pendant chaque créneau.
Faites l’inventaire du matériel 7 jours avant l’événement et récupérez les produits frais le plus tard possible. Comptez notamment les gobelets réutilisables, tasses, assiettes, couverts, plateaux, louches, pinces de service et thermos, afin d’éviter les achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël œcuménique ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les tentes, les stands, les musiciens et les chorales doivent être confirmés avant de lancer les invitations.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Envoyez les invitations au moins 6 semaines avant le marché et fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et de finaliser l’agencement des stands.
Quand préparer le programme de la célébration de Noël ?: Validez le programme environ 4 semaines avant l’événement. Confirmez alors les intervenants, les musiciens et les chorales, puis communiquez les horaires définitifs aux bénévoles et au public.
Quand faire les courses pour un marché de Noël ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, après vérification de la liste. Récupérez les produits frais le jour précédent ou le matin même, selon les besoins de conservation et l’heure d’ouverture.

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