Zo organiseer je een obstacle run
Begin niet met obstakels bestellen, maar met het parcours, de datum en de start- en finishlocatie. Controleer daarna vergunningen en verzekering, leg EHBO en vrijwilligers vast en reserveer het materiaal. Werk met startgroepen, zodat hindernissen en waterpunten niet overbelast raken. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, weersverwachting, materiaalcontrole en een duidelijke briefing op locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Start- en finishlocatie reserveren
- 5
Obstakels en materiaal reserveren
2 personen
- 6
EHBO-bezetting vastleggen
- 7
Vrijwilligers werven
2 personen
- 8
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 13
Startgroepen indelen
2 personen
- 14
Route en obstakels inspecteren
3 personen
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Boodschappen inkopen
3 personen
- 17
Materiaal controleren
3 personen
- 18
Startnummers sorteren
2 personen
- 19
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Event
- 20
Route bewegwijzeren
4 personen
- 21
Obstakels lossen
6 personen
- 22
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 23
Obstakels opbouwen
8 personen
- 24
Modderbakken vullen
4 personen
- 25
Waterpunt opbouwen
3 personen
- 26
Incheckbalie opbouwen
3 personen
- 27
Garderobe inrichten
2 personen
- 28
Cateringpunt opbouwen
4 personen
- 29
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 30
Geluid en omroep testen
2 personen
- 31
Toiletten controleren
2 personen
- 32
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 33
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 34
Deelnemers ontvangen
6 personen
- 35
Startnummers uitdelen
4 personen
- 36
Bagage innemen
3 personen
- 37
Startvak controleren
3 personen
- 38
Openingsbriefing geven
2 personen
- 39
Startgroepen begeleiden
6 personen
- 40
Obstakels bewaken
12 personen
- 41
Deelnemers bij obstakels helpen
8 personen
- 42
Waterpunten bemannen
4 personen
- 43
Dranken bijvullen
3 personen
- 44
EHBO verlenen
3 personen
- 45
Route vrijhouden
3 personen
- 46
Tijden registreren
3 personen
- 47
Finishers registreren
4 personen
- 48
Finishmedailles uitdelen
3 personen
- 49
Handdoeken uitdelen
2 personen
- 50
Hapjes serveren
4 personen
- 51
Warme dranken serveren
2 personen
- 52
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
3 personen
- 54
Muziek verzorgen
- 55
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 56
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
- 57
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
- 58
Finishgebied afsluiten
3 personen
- 59
Deelnemers uitchecken
3 personen
- 60
Bagage teruggeven
3 personen
Nazorg
- 61
Obstakels afbouwen
8 personen
- 62
Routebordjes verwijderen
4 personen
- 63
Materiaal laden
6 personen
- 64
Catering afbouwen
4 personen
- 65
Afval verzamelen
4 personen
- 66
Terrein schoonmaken
5 personen
- 67
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 68
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen registreren
- 71
Deelnemersmail versturen
- 72
Uitslagen publiceren
2 personen
- 73
Donatiebedrag bekendmaken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 30
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Hinderniswandenaantal 4
- Klimnettenaantal 3
- Touwladdersaantal 4
- Klimtouwenaantal 6
- Bandenaantal 40
- Houten balkenaantal 12
- Modderbakkenaantal 3
- Waterbakkenaantal 4
- Kruiptunnelsaantal 3
- Zandzakkenaantal 30
- Jutezakkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 60
- Rubberen mattenaantal 30
- Stopwatchesaantal 6
- Fluitjesaantal 20
- Startnummersaantal 350
- Finishmedaillesaantal 350
- Polsbandjesaantal 350
- Handdoekenaantal 350
- Touwaantal 4
- Tie-wrapsaantal 500
- Haringenaantal 80
- Rubberen hamersaantal 8
- Scheppenaantal 6
- Kruiwagensaantal 3
- Waterslangenaantal 3
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Megafoonsaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadbare lampenaantal 12
- Walkietalkiesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Koffiekopjesaantal 150
- Thermoskannenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schenkkanaantal 8
- Koelcontainersaantal 4
Decoratie
- Baniersaantal 12
- Routepijlenaantal 30
- Sponsorbordenaantal 20
- Informatiebordenaantal 10
- Whiteboardsaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- AED
- Veiligheidshesjesaantal 30
- Afzethekkenaantal 30
- Pionnenaantal 40
- Zaklampenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Bezemsetsaantal 6
- Vloertrekkersaantal 4
- Emmersaantal 8
- Sponzenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Toiletborstelsaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 20
- Hogedrukreiniger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours eerst op papier vast en inspecteer het daarna ter plekke. Controleer per hindernis de ondergrond, doorloopruimte en veilige aan- en uitloop; zet verkeerskegels en rubberen matten in waar dat nodig is.
- Regel vergunningen, verzekering en EHBO vroeg in het traject. Plan de EHBO-bezetting uiterlijk enkele weken voor de run en zorg op de dag zelf voor een briefing met route, risicopunten en noodprocedure.
- Deelnemers hebben meer nodig dan een starttijd. Verstuur uiterlijk één week vooraf informatie over startgroep, kleding, bereikbaarheid, parkeren, modder- en waterhindernissen en wat ze bij de finish kunnen verwachten.
- Plan de opbouw achteruit vanaf de eerste startgroep. Reken voor het lossen, opbouwen en controleren van obstakels, de start- en finishboog, bewegwijzering en het waterpunt meerdere uren en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan.
- Controleer het materiaal niet pas bij het lossen. Sorteer startnummers en polsbandjes vooraf, tel tie-wraps, haringen en touw, en neem extra bevestigingsmateriaal mee; ontbrekende kleine spullen houden een volledige hindernis al snel op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een obstacle run organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In die periode kun je datum, parcours, vergunningen, verzekering, locaties, materiaal, EHBO en vrijwilligers regelen zonder dat alles in de laatste weken samenkomt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een obstacle run?
- Dat hangt af van het aantal deelnemers en hindernissen, maar plan minimaal één verantwoordelijke per obstakel of risicopunt plus mensen voor start, finish, registratie en waterpunten. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de briefing een paar dagen voor de run.
- Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een obstacle run?
- Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen voor de start. Vermeld daarin de startgroep, locatie, route naar het terrein, kledingadvies, regels bij water en modder, en wat deelnemers bij de finish moeten doen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een obstacle run op te bouwen?
- Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor lossen, obstakels opbouwen, modder- en waterbakken vullen, bewegwijzering plaatsen en de veiligheidscontrole. Plan daarna nog tijd voor een volledige parcoursinspectie vóór de eerste startgroep.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!