Cómo organizar una carrera de obstáculos sin dejar cabos sueltos

Organizar una carrera de obstáculos empieza mucho antes de colocar el primer neumático o llenar los charcos de barro. Primero fija la fecha, el recorrido y los permisos; después cierra el seguro, el espacio de salida y meta y el material. Con las inscripciones abiertas, tendrás que preparar grupos de salida, voluntarios, primeros auxilios y la información para participantes. La última semana sirve para inspeccionar la ruta, revisar el pronóstico y comprobar que todo el equipo está completo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
2
Solicitar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Reservar la salida y la meta
5
Reservar obstáculos y material
2 personas
6
Asignar personal de primeros auxilios
7
Reclutar voluntarios
2 personas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar información a los participantes
2 personas
13
Dividir los grupos de salida
2 personas
14
Inspeccionar la ruta y los obstáculos
3 personas
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Comprar provisiones
3 personas
17
Comprobar el material
3 personas
18
Ordenar los dorsales
2 personas
19
Preparar la sesión informativa para voluntarios

Evento

20
Señalizar la ruta
4 personas
21
Resolver obstáculos
6 personas
22
Montar el arco de salida y meta
4 personas
23
Montar obstáculos
8 personas
24
Rellenar los charcos de barro
4 personas
25
Montar punto de agua
3 personas
26
Montar el mostrador de registro
3 personas
27
Montar el guardarropa
2 personas
28
Montar el punto de catering
4 personas
29
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
30
Probar el sonido y la megafonía
2 personas
31
Comprobar los baños
2 personas
32
Instruir a los voluntarios
3 personas
33
Preparar los dorsales
2 personas
34
Recepción de participantes
6 personas
35
Repartir dorsales
4 personas
36
Recibir el equipaje
3 personas
37
Comprobar la zona de salida
3 personas
38
Dar la reunión inicial
2 personas
39
Guiar a los grupos de salida
6 personas
40
Vigilar los obstáculos
12 personas
41
Ayudar a los participantes con obstáculos
8 personas
42
Atender los puntos de agua
4 personas
43
Rellenar las bebidas
3 personas
44
Prestar primeros auxilios
3 personas
45
Mantener libre la ruta
3 personas
46
Registrar horarios
3 personas
47
Registrar a los finalistas
4 personas
48
Repartir las medallas de llegada
3 personas
49
Repartir toallas
2 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Servir bebidas calientes
2 personas
52
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
54
Proporcionar la música
55
Preparar la entrega de premios
3 personas
56
Coordinar la entrega de premios
3 personas
57
Guiar a los últimos participantes
4 personas
58
Cerrar la zona de meta
3 personas
59
Hacer el check-out de participantes
3 personas
60
Devolver el equipaje
3 personas

Seguimiento

61
Desmontar los obstáculos
8 personas
62
Retirar las señales de ruta
4 personas
63
Cargar el material
6 personas
64
Desmontar el catering
4 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Limpiar el recinto
5 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Recoger las compras sobrantes
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Enviar el correo a los participantes
72
Publicar los resultados
2 personas
73
Anunciar el importe de la donación

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 30

Material deportivo

Arco de salida y meta
Paredes de obstáculoscant. 4
Redes de escaladacant. 3
Escaleras de cuerdacant. 4
Cuerdas de escaladacant. 6
Neumáticoscant. 40
Vigas de maderacant. 12
Cubetas de barrocant. 3
Bandejas de aguacant. 4
Túneles de gateocant. 3
Sacos de arenacant. 30
Sacos de yutecant. 40
Conos de tráficocant. 60
Alfombras de gomacant. 30
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 20
Dorsalescant. 350
Medallas de metacant. 350
Pulserascant. 350
Toallascant. 350
Cuerdacant. 4
Bridascant. 500
Estacascant. 80
Martillos de gomacant. 8
Palascant. 6
Carretillascant. 3
Mangueras de aguacant. 3

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 3
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 12
Walkie-talkiescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Tazas de cafécant. 150
Termoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarracant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Decoración

Bannerscant. 12
Flechas de rutacant. 30
Carteles de patrocinadorescant. 20
Paneles informativoscant. 10
Pizarras blancascant. 3
Rotuladores fosforescentescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
DEA
Chalecos reflectantescant. 30
Vallas de separacióncant. 30
Conoscant. 40
Linternascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 20
Sets de escobacant. 6
Limpiacristalescant. 4
Cuboscant. 8
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de trabajocant. 20
Hidrolavadora

Catering

Compras

Consejos

Define el recorrido antes de reservar los obstáculos: mide cada tramo, marca las zonas de riesgo y calcula los tiempos de paso para no concentrar a todos los corredores en un mismo punto.
Cierra permisos, seguro y reservas con varias semanas de margen. La salida y la meta, los obstáculos y el personal sanitario son elementos difíciles de sustituir cuando ya tienes inscripciones.
No esperes al día anterior para organizar a los voluntarios. Asigna puestos concretos, prepara una sesión informativa y entrega instrucciones sobre cruces, obstáculos, agua y actuación ante una caída.
Divide las salidas en grupos antes del montaje final y comunica la hora de cada grupo. Así reduces las colas en paredes, redes, túneles y zonas de barro, especialmente si participan muchos corredores.
Haz una comprobación completa el día anterior: dorsales, cronómetros, silbatos, conos, bridas, estacas, material de señalización y punto de agua. Durante el montaje, prueba cada obstáculo y coloca alfombras de goma donde el suelo pueda volverse resbaladizo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de obstáculos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas permisos, seguro, reservas de material y voluntarios. Deja la inspección final del recorrido y la comprobación del pronóstico para los 2 o 3 días previos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de obstáculos?: Calcula al menos una persona por obstáculo o zona que requiera supervisión, además del equipo de salida, meta, agua y primeros auxilios. Para un circuito con 10 obstáculos activos, prepara como mínimo 10 supervisores y 3 o 4 personas para las zonas comunes.
¿Cuándo hay que dividir los grupos de salida?: Hazlo entre 5 y 7 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Envía a cada participante su grupo y hora de salida al menos 48 horas antes para evitar acumulaciones en la primera prueba.
¿Qué se revisa el día antes de una carrera de obstáculos?: Comprueba que todos los obstáculos estén firmes, que la ruta esté señalizada y que haya suficiente material de primeros auxilios, agua, dorsales y herramientas de montaje. Reserva entre 2 y 3 horas para recorrer el circuito completo como si fueras participante.

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