So organisierst du einen Obstacle Run

Ein Obstacle Run steht und fällt mit einer sicheren Strecke, klaren Zuständigkeiten und einem Aufbau, der nicht erst am Starttag beginnt. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielbereich fest und kläre anschließend Genehmigungen und Versicherung. Danach folgen Hindernisse, Helfer, Anmeldungen und Startgruppen. Plane außerdem Zeit für eine Streckenprüfung, das Volunteer-Briefing und einen vollständigen Materialcheck ein – besonders bei Matschbecken, Wasserstationen und mobilen Hindernissen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Start- und Zielort reservieren
5
Hindernisse und Material reservieren
2 Personen
6
Ersthelfer-Besetzung festlegen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
13
Startgruppen einteilen
2 Personen
14
Route und Hindernisse inspizieren
3 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Einkäufe erledigen
3 Personen
17
Material prüfen
3 Personen
18
Startnummern sortieren
2 Personen
19
Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

20
Route ausschildern
4 Personen
21
Hindernisse abbauen
6 Personen
22
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
23
Hindernisse aufbauen
8 Personen
24
Schlammbecken füllen
4 Personen
25
Wasserstation aufbauen
3 Personen
26
Check-in-Schalter aufbauen
3 Personen
27
Garderobe einrichten
2 Personen
28
Cateringpunkt aufbauen
4 Personen
29
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
30
Ton und Durchsage testen
2 Personen
31
Toiletten kontrollieren
2 Personen
32
Freiwillige einweisen
3 Personen
33
Startnummern bereitlegen
2 Personen
34
Teilnehmende empfangen
6 Personen
35
Startnummern ausgeben
4 Personen
36
Gepäck annehmen
3 Personen
37
Startbereich kontrollieren
3 Personen
38
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
39
Startgruppen begleiten
6 Personen
40
Hindernisse bewachen
12 Personen
41
Teilnehmer an Hindernissen helfen
8 Personen
42
Wasserstellen besetzen
4 Personen
43
Getränke nachfüllen
3 Personen
44
Erste Hilfe leisten
3 Personen
45
Route freihalten
3 Personen
46
Zeiten erfassen
3 Personen
47
Zieleinläufe erfassen
4 Personen
48
Finisher-Medaillen verteilen
3 Personen
49
Handtücher verteilen
2 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Heiße Getränke servieren
2 Personen
52
Cateringtische sauber halten
2 Personen
53
Mülleimer leeren
3 Personen
54
Musik organisieren
55
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
56
Preisverleihung betreuen
3 Personen
57
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
58
Zielbereich absperren
3 Personen
59
Teilnehmer auschecken
3 Personen
60
Gepäck zurückgeben
3 Personen

Nachbereitung

61
Hindernisse abbauen
8 Personen
62
Routenschilder entfernen
4 Personen
63
Material laden
6 Personen
64
Catering abbauen
4 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Gelände reinigen
5 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Teilnehmermail versenden
72
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
73
Spendenbetrag bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 30

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
HinderniswändeAnz. 4
KletternetzeAnz. 3
StrickleiternAnz. 4
KletterseileAnz. 6
ReifenAnz. 40
HolzbalkenAnz. 12
MatschbeckenAnz. 3
WasserbehälterAnz. 4
KrabbeltunnelAnz. 3
SandsäckeAnz. 30
JutesäckeAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 60
GummimattenAnz. 30
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 20
StartnummernAnz. 350
Finisher-MedaillenAnz. 350
ArmbänderAnz. 350
HandtücherAnz. 350
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 500
HeringeAnz. 80
GummihämmerAnz. 8
SchöpferAnz. 6
SchubkarrenAnz. 3
WasserschläucheAnz. 3

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
MegafoneAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 12
Walkie-TalkiesAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
KaffeetassenAnz. 150
ThermoskannenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KaraffeAnz. 8
KühlcontainerAnz. 4

Dekoration

BannerAnz. 12
WegweiserAnz. 30
SponsorenschilderAnz. 20
InfotafelnAnz. 10
WhiteboardsAnz. 3
MarkerAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
AED
SicherheitswestenAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 30
KegelAnz. 40
TaschenlampenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
BesensetsAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
EimerAnz. 8
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 20
Hochdruckreiniger

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Versicherung frühzeitig, bevor du Hindernisse oder den Start- und Zielort verbindlich reservierst. Für Behörden, Eigentümer und Versicherer solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen.
Plane die Strecke mit festen Engpässen: Hindernisse wie Kletternetze, Reifen und Krabbeltunnel brauchen ausreichend Platz für Warteschlangen. Markiere außerdem Wasserstationen, Notfallzugänge und Bereiche, in denen Helfer eingreifen können.
Teile Freiwillige nicht nur den Hindernissen zu. Du brauchst eigene Personen für Startgruppen, Wasserstation, Streckenkontrolle, Zielbereich und Erste Hilfe; verschicke das Briefing spätestens 7 Tage vor dem Lauf.
Schließe die Anmeldung mit einer festen Frist, zum Beispiel 10 Tage vor dem Event. Erfasse dabei Ernährungswünsche, teile die Teilnehmenden in Startgruppen ein und sende die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher.
Baue die Strecke in einer festen Reihenfolge auf: erst Markierungen und Gummimatten, dann Hindernisse, Start- und Zielbogen, Wasserstation und Matschbecken. Prüfe am Vortag Wetter, Material und Verankerungen; Heringe, Kabelbinder und Gummihämmer werden dabei oft vergessen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Obstacle Run planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Strecke und Hindernisse sollten in den ersten 2 Wochen geklärt werden; Helfer und Anmeldungen folgen danach.
Wie viele Helfer braucht man für einen Obstacle Run?: Plane mindestens 1 Helfer pro betreutem Hindernis oder kritischem Streckenabschnitt ein und ergänze je 2 bis 3 Personen für Start, Ziel und Wasserstation. Für einen kleinen Lauf mit 8 Hindernissen sind damit meist mindestens 14 bis 18 Helfer sinnvoll.
Wann sollte man die Startgruppen einteilen?: Teile die Startgruppen 5 bis 7 Tage vor dem Lauf ein, sobald die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Sende Startzeit, Strecke, Regeln und Hinweise spätestens 3 Tage vor dem Event an alle Teilnehmenden.
Was muss man am Tag vor einem Obstacle Run prüfen?: Kontrolliere am Vortag die Wettervorhersage, jede Verankerung, alle Hindernisse, Startnummern, Stoppuhren und die Beschilderung. Fülle das Matschbecken und stelle die Wasserstation erst nach dem Sicherheitscheck und möglichst nah am Event auf.

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