Checklist voor een goed georganiseerde Nowruzviering

Een Nowruzviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een feesttafel en decoratie. Leg eerst datum, programma en zaalindeling vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en catering. Plan ook tijd voor de haft-seentafel, muziek, korte spreekteksten en vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een strakke volgorde: locatie openen, tafels opstellen, verse producten verwerken, dranken koelen en techniek testen voordat de gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Leveringen en afhaalpunten bevestigen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Spreekteksten voorbereiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Kruiden en dressings voorbereiden
2 personen
Thee- en koffiestation klaarzetten
2 personen
Haft-seentafel voorbereiden
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Techniek opladen
Draaiboek afdrukken

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Haft-seentafel opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Muziek afspeellijst testen
Eten op temperatuur brengen
4 personen
Koude gerechten klaarzetten
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes en programma leggen
2 personen
Welkomstteam briefen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ingang en toilet controleren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Nowruztraditie toelichten
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Thee en koffie serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Dieetgerechten aanwijzen
2 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Laatste hapjes aanvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Eten veilig koelen
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen reinigen
2 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Klapstoelen voor kinderenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Glazenaantal 120
Theeglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 110
Messenaantal 110
Lepelsaantal 110
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 18
Serveerlepelsaantal 18

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 12
Haft-seen spiegelsaantal 2
Decoratieve schalenaantal 8
Glazen vazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 12
Decoratieve lintenaantal 6
Papieren vlaggetjesaantal 8
Tafellopersaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Fotowanddoek
Kaarshoudersaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Kookplatenaantal 2
Waterkokersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Serveerbladenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk één week vooraf. Gebruik die lijst om porties, stoelen, naamkaartjes en dieetwensen te controleren; zo voorkom je dat vegetarische of allergievriendelijke opties pas tijdens het buffet worden geregeld.
Plan het programma in blokken en wijs per onderdeel één vrijwilliger aan. Laat muziek, spreekteksten en microfoon minstens 30 minuten vóór de ontvangst testen, zodat je niet tijdens de openingsmomenten nog met techniek bezig bent.
Zet de haft-seentafel niet als laatste klus weg. Sorteer spiegels, schalen, vazen, linten en andere decoratie vooraf en reserveer op de locatie minimaal 45 minuten voor het opbouwen en controleren van de tafel.
Koel dranken zodra de locatie opent en zet thee en koffie op een vaste plek met kopjes, glazen, lepels en servies. Controleer verse producten vóór het snijden; dat voorkomt dat je tijdens de voorbereiding nog boodschappen moet doen.
Druk het draaiboek af en leg een exemplaar bij de entree en één bij de organisatie. Neem de weersverwachting de dag ervoor en op de ochtend zelf door, vooral wanneer gasten buiten moeten wachten of wanneer decoratie buiten staat.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Nowruzviering organiseren en plannen?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de viering, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een Nowruzviering?: Bereken de catering pas na het sluiten van de aanmeldingen, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg extra porties toe voor kinderen, dieetwensen en gasten die langer blijven.
Wanneer moet de haft-seentafel klaar zijn?: Sorteer alle onderdelen minstens 1 dag vooraf en bouw de tafel op zodra de locatie opent. Reserveer hiervoor minimaal 45 minuten, inclusief controle of spiegels, schalen en decoratie veilig en stabiel staan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Nowruzviering?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 persoon voor ontvangst en aanmeldingen, 1 voor catering en 1 voor techniek en programma. Bij een grotere groep is één extra vrijwilliger per 25 tot 30 gasten praktisch voor buffet, opruimen en vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.