Checklist para organizar una celebración de Nowruz

Organizar una celebración de Nowruz requiere coordinar el programa, la mesa del haft-seen, la comida y la participación de los invitados. Esta checklist reúne 75 tareas y 53 materiales para avanzar desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje final. Incluye también detalles que suelen quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, las bebidas frías, el micrófono y la preparación de hierbas y verduras. Sigue el plan por fases y asigna responsables antes del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Confirmar entregas y puntos de recogida
Preparar el programa musical
2 personas
Preparar los textos de intervención
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar hierbas y aliños
2 personas
Montar la estación de té y café
2 personas
Preparar la mesa del haft-seen
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Cargar el equipo técnico
Imprimir el plan de trabajo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la mesa de Haft-seen
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la decoración de luces
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la lista de reproducción de música
Poner la comida a temperatura
4 personas
Preparar platos fríos
3 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar tarjetas con nombres y programa
2 personas
Informar al equipo de bienvenida
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar la entrada y el baño
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Anunciar el programa
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Explicar la tradición de Nowruz
Coordinar el programa musical
2 personas
Servir té y café
3 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
5 personas
Asignar los platos de dieta
2 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
Servir el postre
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Reponer los últimos aperitivos
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Enfriar los alimentos de forma segura
3 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar mesas y sillas
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el suelo y los baños
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Sillas plegables para niñoscant. 12

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Vasoscant. 120
Vasos de técant. 90
Tazas de cafécant. 60
Tenedorescant. 110
Cuchilloscant. 110
Cucharascant. 110
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 18
Cucharones de servircant. 18

Decoración

Juegos de mantelescant. 12
Espejos de Haft-seencant. 2
Bandejas decorativascant. 8
Jarrones de cristalcant. 8
Flores artificialescant. 12
Cintas decorativascant. 6
Banderines de papelcant. 8
Manteles runnerscant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Lienzo para fondo fotográfico
Portavelascant. 12

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de cocinacant. 2
Teterascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Bandejas de serviciocant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobillas de bañocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios, aforo y disposición de mesas desde el principio.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula el catering con la lista definitiva de invitados. Haz este recuento antes de confirmar entregas o puntos de recogida.
Prepara la mesa del haft-seen y clasifica la decoración con antelación. Los espejos, bandejas, jarrones, flores, cintas y portavelas necesitan una revisión separada de la vajilla y los manteles.
Asigna voluntarios para recepción, catering, programa y desmontaje. Imprime el plan de trabajo y deja una copia accesible antes de abrir la ubicación.
No dejes para la última hora el equipo técnico ni las bebidas: carga el altavoz y el micrófono, comprueba el pronóstico y enfría las bebidas antes de montar las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para Nowruz?: Envíalas al menos 3 semanas antes de la celebración. Deja después entre 5 y 7 días para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y cambios en la lista de invitados.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados?: Ciérrala entre 5 y 7 días antes del evento. Con ese número puedes calcular las cantidades de catering, la vajilla, las sillas y las tarjetas de nombre sin trabajar con estimaciones incompletas.
¿Cuándo preparar la mesa del haft-seen?: Clasifica la decoración y revisa los elementos del haft-seen como mínimo 2 días antes. El montaje final puede hacerse el mismo día, después de colocar las mesas y los manteles.
¿Cuánto antes hay que preparar la comida y las bebidas?: Lava y corta las verduras, y prepara hierbas y aliños el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas varias horas antes de la llegada de los invitados y confirma las entregas antes de empezar el montaje.

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