Checklist voor een goed georganiseerde nieuwjaarsshow

Een nieuwjaarsshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat hapjes. Leg eerst datum, locatie, zaalindeling en het programma vast; bevestig daarna artiesten, presentator, catering en techniek. Verzamel dieetwensen en showbestanden ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te testen. Gebruik het draaiboek om de 76 taken in de juiste volgorde af te werken en controleer vooral de onderdelen die vaak pas vlak voor aanvang aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Vergunningen en huisregels controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesten en presentator bevestigen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek en licht reserveren
2 personen
Muziek en showbestanden verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Gastenlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Achterwand monteren
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Lichtshow testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Ballonnenboog plaatsen
2 personen
Tafels feestelijk dekken
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Crewbriefing houden
6 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Gasten registreren
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Openingsmuziek starten
Opening presenteren
Middagshow begeleiden
3 personen
Dranken schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Middagpauze aankondigen
Pauzemuziek afspelen
Avondprogramma presenteren
Avondshow begeleiden
3 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Countdown klaarzetten
2 personen
Feestverlichting dimmen
Aftelmoment presenteren
2 personen
Proostmoment begeleiden
3 personen
Slotoptreden verzorgen
3 personen
Gasten uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Garderobe leegmaken
2 personen
Eten en drinken afruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Podium en achterwand afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal grondig schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen en koelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Hoge statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Spreektafel

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 110
Champagneglazenaantal 110
Koffiekopjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 16

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtbalkenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatiefaantal 2

Decoratie

Achterwanddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Gouden slingersaantal 12
Zilveren slingersaantal 12
Confettikanonnenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 16
Feesthoedenaantal 110
Fotopropsaantal 20

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de showdag: reserveer geluidsapparatuur en licht vooraf en test microfoons, laptop, HDMI-kabels en speakers vóór de gasten binnenkomen.
Maak de gastenlijst en het draaiboek op tijd definitief en druk beide af. Leg per dieetmaaltijd een aparte verpakking klaar, zodat catering en bediening niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Begin de zaalopbouw met de vloer vrijmaken en de tafels en stoelen plaatsen. Zet daarna podiumdelen, achterwand, spreektafel en buffettafels neer; zo voorkom je dat kabels en apparatuur later in de weg liggen.
Zet drank niet pas bij aanvang koud. Plan het koelen vooraf en controleer naast water-, wijn- en champagneglazen ook koffiekopjes, borden, bestek en opscheplepels.
Neem stroom en reserveonderdelen mee naar de locatie: verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen worden vaak vergeten. Test alle aansluitingen vóór de soundcheck en houd kabels uit looppaden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een nieuwjaarsshow organiseren en beginnen met plannen?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig artiesten, presentator, catering en techniek daarna zo snel mogelijk; stuur uitnodigingen zodra deze onderdelen voldoende zeker zijn.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een nieuwjaarsshow?: Reken minimaal één microfoon voor de presentator en extra draadloze microfoons voor optredende artiesten of sprekers. Test alle microfoons minstens 60 minuten vóór aanvang, inclusief reservebatterijen en het mengpaneel.
Hoe lang van tevoren moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken vóór de show uit en geef het definitieve aantal daarna door aan de catering. Verpak dieetmaaltijden apart en controleer ze bij aankomst voordat het buffet wordt geopend.
Wanneer moet ik de zaal en het podium opbouwen?: Plan minimaal 3 uur voor aanvang voor zaalopbouw, podium, achterwand, geluid en licht. Reserveer daarna nog minstens 30 minuten voor een volledige technische test en een controle van de gastenruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.