Checklist pour organiser un spectacle du Nouvel An
Un spectacle du Nouvel An demande une coordination précise entre le programme, la salle, les artistes, le traiteur et la technique. Ce plan rassemble 76 tâches et 57 éléments à prévoir, de la première réservation au test des microphones. Commence par fixer la date et le déroulé, puis avance vers les inscriptions, les repas et l’installation. Les dernières heures servent surtout à mettre les boissons au frais, vérifier le matériel et préparer l’accueil des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les artistes et l'animateur
2 personnes
Passer la commande traiteur
Réserver le matériel technique et l’éclairage
2 personnes
Rassembler les fichiers musique et spectacle
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des invités
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Libérer le sol de la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer la toile de fond
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester le show lumière
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’arche de ballons
2 personnes
Dresser les tables de fête
4 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes
Événement
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Lancer la musique d’ouverture
Présenter l’ouverture
Animer le spectacle de l’après-midi
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Annoncer la pause de midi
Diffuser la musique de pause
Présenter le programme de la soirée
Encadrer le spectacle du soir
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Installer le compte à rebours
2 personnes
Tamiser l’éclairage de la fête
Présenter le compte à rebours
2 personnes
Animer le moment du toast
3 personnes
Assurer la prestation de clôture
3 personnes
Raccompagner les invités
4 personnes
Suivi
Vider le vestiaire
2 personnes
Débarrasser les plats et boissons
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter la scène et le fond de scène
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle en profondeur
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter et réfrigérer les stocks
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables rectangulairesqté 12
- Chaisesqté 110
- Tables de buffetqté 4
- Tables hautesqté 6
- Portantsqté 4
- Tabouretsqté 8
- Éléments de podiumqté 6
- Table de prise de parole
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 110
- Verres à champagneqté 110
- Tasses à caféqté 80
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 16
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Câbles HDMIqté 3
- Piles de rechangeqté 12
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Barres lumineusesqté 4
- Lampes d'ambianceqté 12
- Pied de projecteurqté 2
Décoration
- Bâche de fond
- Arches de ballonsqté 2
- Guirlandes doréesqté 12
- Guirlandes argentéesqté 12
- Canons à confettisqté 6
- Nappesqté 16
- Porte-serviettesqté 12
- Décorations de tableqté 16
- Chapeaux de fêteqté 110
- Accessoires photoqté 20
Cuisine
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Bacs à glaçonsqté 6
- Thermosqté 6
- Poubellesqté 8
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique l’heure d’arrivée, le début du spectacle et le moment prévu pour le passage à la nouvelle année. Cela permet aussi aux artistes et à l’animateur de confirmer leur présence sur les bons créneaux.
- Traite les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et regroupe les besoins alimentaires dans une liste unique. Emballe séparément les repas adaptés afin qu’ils restent identifiables pendant le service.
- Réserve le matériel technique et l’éclairage en même temps que le lieu. Prévois des rallonges, des multiprises, des câbles HDMI et des piles de rechange : ces petits éléments sont souvent oubliés jusqu’au montage.
- Prépare l’installation dans l’ordre suivant : libérer le sol, placer les tables et les chaises, monter le podium et la toile de fond, puis installer le son et l’éclairage. Garde un passage dégagé vers la scène et le buffet.
- Planifie un test technique avant l’arrivée du public, avec les microphones sans fil, la table de mixage, l’ordinateur et les fichiers de musique ou de spectacle. Imprime le déroulé et la liste des invités avant le jour J pour ne pas dépendre d’un écran ou d’une connexion.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un spectacle du Nouvel An ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant le 31 décembre pour réserver la salle, confirmer les artistes et l’animateur, puis commander le traiteur. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, les achats et les vérifications.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévois au minimum 3 heures pour libérer le sol, installer les tables, les chaises, le podium, la toile de fond, le son et l’éclairage. Ajoute 30 à 45 minutes pour tester les microphones et les fichiers du spectacle.
- Quand envoyer les invitations pour le Nouvel An ?
- Envoie-les 6 à 8 semaines avant la soirée, avec une date limite d’inscription située environ 10 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster la commande du traiteur.
- Combien de boissons prévoir pour un spectacle du Nouvel An ?
- Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure selon la durée et le type de service. Mets les boissons au frais le jour même et prévois des verres à eau, à vin et à champagne séparément.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !