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Neujahrsshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Neujahrsshow braucht mehr als ein Programm und Getränke. Du koordinierst Location, Sitzordnung, Anmeldungen, Catering, Bühne, Licht und Ton so, dass am Abend niemand auf fehlende Technik oder Sonderessen wartet. Beginne mit Datum, Raum und Programm und arbeite dich anschließend über Gäste und Dienstleister bis zum Aufbau vor. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und weist auf Punkte hin, die bei einer Show besonders häufig zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen und Hausregeln prüfen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstler und Moderator bestätigen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Technik und Licht reservieren

    2 Personen

  • Musik und Showdateien sammeln

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Gästeliste drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat verpacken

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Hallboden freiräumen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Rückwand montieren

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikwiedergabe testen

    2 Personen

  • Lichtshow testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Ballonbogen aufstellen

    2 Personen

  • Tische festlich eindecken

    4 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Crew-Briefing abhalten

    6 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Gäste registrieren

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Eröffnungsmusik starten

  • Eröffnung präsentieren

  • Nachmittagsshow begleiten

    3 Personen

  • Getränke ausschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Mittagspause ankündigen

  • Pausenmusik abspielen

  • Abendprogramm moderieren

  • Abendshow betreuen

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Musikprogramm organisieren

    2 Personen

  • Countdown einrichten

    2 Personen

  • Festbeleuchtung dimmen

  • Countdown-Moment präsentieren

    2 Personen

  • Prost-Moment begleiten

    3 Personen

  • Abschlussauftritt organisieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Garderobe leeren

    2 Personen

  • Essen und Getränke abräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Bühne und Hintergrundwand abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Saal gründlich reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Bestand zählen und kühlen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • BuffetischeAnz. 4
  • Hohe StehtischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 4
  • HockerAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 6
  • Rednertisch

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 110
  • ChampagnergläserAnz. 110
  • KaffeetassenAnz. 80
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 16

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtbalkenAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichtstativAnz. 2

Dekoration

  • Rückwandtuch
  • BallonbögenAnz. 2
  • Goldene GirlandenAnz. 12
  • Silberne GirlandenAnz. 12
  • KonfettikanonenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 16
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 16
  • PartyhüteAnz. 110
  • FotopropsAnz. 20

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm, Moderation und Künstler früh fest und bestätige alle Beteiligten erneut, bevor Einladungen verschickt werden. Sammle Musik- und Showdateien an einem Ort und drucke das Drehbuch zusätzlich aus, damit der Ablauf nicht von einem einzelnen Laptop abhängt.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht nur mündlich. Packe Diätmahlzeiten separat und kennzeichne sie vor dem Aufbau, sonst entstehen beim Buffet Rückfragen und Verzögerungen.
  • Plane die Raumaufteilung vor dem Veranstaltungstag: Rechtecktische, Stehtische, Buffet, Garderobe, Bühne und Fluchtwege brauchen feste Positionen. Räume den Hallenboden zuerst frei, bevor Tische, Stühle und Bühnenelemente angeliefert oder aufgebaut werden.
  • Teste die komplette Ton- und Lichtkette vor Einlass: Funkmikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher, Laptop, HDMI-Verbindung und LED-Spots. Lege Ersatzbatterien und mindestens ein passendes Verlängerungskabel direkt an der Technik bereit.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Gläser getrennt nach Wasser, Wein und Champagner bereit. Bringe Materialien, Ausdrucke und Einkäufe gesammelt zur Location, damit während des Aufbaus niemand wegen einzelner Kleinteile zurückfahren muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Neujahrsshow organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location und Programm. Technik, Künstler, Catering und Genehmigungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Show bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für eine Neujahrsshow verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 2 bis 3 Wochen vorher, damit du Gästezahl, Ernährungswünsche und Diätmahlzeiten rechtzeitig an das Catering weitergeben kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Neujahrsshow?
Plane für Möbel, Bühne, Rückwand, Ton und Licht mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Der Mikrofontest und ein kompletter Durchlauf der Showdateien sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was wird bei einer Neujahrsshow am häufigsten vergessen?
Oft fehlen Ersatzbatterien, Ausdrucke des Drehbuchs, gekennzeichnete Diätmahlzeiten oder ein Adapter für Laptop und HDMI-Kabel. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und lege sie beim Technik- beziehungsweise Cateringmaterial ab.

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