Checklist para organizar un espectáculo de Año Nuevo

Organizar un espectáculo de Año Nuevo requiere coordinar invitados, artistas, catering y parte técnica sin dejarlo todo para la última noche. Esta checklist reúne 76 tareas y 57 materiales, ordenados para que puedas avanzar desde la fecha y el recinto hasta la prueba de micrófonos. Reserva con antelación el espacio, los artistas, el sonido y la iluminación; el día del evento necesitarás tiempo para montar el escenario, enfriar las bebidas y preparar la sala.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Comprobar permisos y normas de la casa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar artistas y presentador
2 personas
Realizar el pedido de catering
Reservar técnica e iluminación
2 personas
Reunir archivos de música y espectáculo
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de invitados
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Despejar el suelo del salón
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el fondo
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Montar la iluminación
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Probar el espectáculo de luces
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el arco de globos
2 personas
Poner las mesas de forma festiva
4 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar briefing al personal
6 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar a los invitados
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Poner la música de apertura
Presentar la apertura
Dirigir el espectáculo de la tarde
3 personas
Servir bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Anunciar la pausa del mediodía
Poner música de pausa
Presentar el programa de la noche
Guiar el espectáculo nocturno
3 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Gestionar el programa musical
2 personas
Preparar la cuenta atrás
2 personas
Atenuar las luces de fiesta
Presentar la cuenta atrás
2 personas
Guiar el momento del brindis
3 personas
Organizar la actuación final
3 personas
Despedir a los invitados
4 personas

Seguimiento

Vaciar el guardarropa
2 personas
Retirar la comida y la bebida
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el escenario y el fondo
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar a fondo la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Contar el inventario y enfriar
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altas tipo cóctelcant. 6
Percheroscant. 4
Taburetescant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Mesa de oradores

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 110
Copas de champáncant. 110
Tazas de cafécant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 16

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Barras de luzcant. 4
Luces decorativascant. 12
Soporte de iluminacióncant. 2

Decoración

Lienzo de fondo
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldas doradascant. 12
Guirnaldas plateadascant. 12
Cañones de confeticant. 6
Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 12
Decoraciones de mesacant. 16
Sombreros de fiestacant. 110
Accesorios para fotoscant. 20

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cubiterascant. 6
Termoscant. 6
Papeleracant. 8

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto con varias semanas de margen. Confirma también los permisos y las normas de la casa antes de enviar las invitaciones.
Solicita las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y separa las comidas especiales al empaquetarlas. Haz el pedido de catering después de cerrar el número de asistentes, dejando margen para cambios de última hora.
Prepara un plan de trabajo impreso y una lista de invitados impresa para el equipo de recepción. Guarda por separado los archivos de música y espectáculo en el portátil y lleva baterías de repuesto.
Programa el montaje con varias horas de antelación: despeja el salón, coloca mesas y sillas, monta el escenario, el fondo, el sonido y la iluminación. No esperes a la llegada de los invitados para descubrir que faltan cables, regletas o soportes.
Enfría las bebidas antes de abrir las puertas y prueba cada micrófono con el sistema de sonido completo. Comprueba también que los focos LED, las barras de luz y las luces decorativas funcionan en la distribución definitiva de la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de Año Nuevo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, los artistas, el catering y la parte técnica. Deja las confirmaciones finales y la lista de invitados para la última semana.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para el espectáculo de Año Nuevo?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción al menos 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para recoger las preferencias dietéticas y confirmar el catering.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el equipo?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para despejar la sala, montar las mesas, el escenario, el sonido y la iluminación. Añade 30 minutos para probar micrófonos, música y archivos del espectáculo.
¿Cuántas bebidas debo preparar para la noche de Año Nuevo?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora posterior. Separa con antelación las copas de champán, los vasos de agua y las bebidas que deban mantenerse frías.

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