Checklist voor een nieuwjaarsreceptie van de gemeente
Een gemeentelijke nieuwjaarsreceptie vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, zaal en hapjes. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, naamkaartjes, sprekers en techniek op elkaar afstemmen. Begin met locatie en gastenlijst, leg daarna programma en catering vast en plan de leveringen. In de laatste week controleer je de definitieve gastenlijst, koeling, bewegwijzering en audiovisuele middelen. Met deze checklist houd je overzicht over alle 85 taken en 63 benodigdheden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
Programma opstellen
2 personen
Welkomstwoord voorbereiden
Sprekersbriefing versturen
Muziekselectie samenstellen
Reservering locatie bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Materiaalreserveringen bevestigen
Leveringsmomenten afspreken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes controleren
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentatietechniek testen
2 personen
Koffiezetapparaten vullen
2 personen
Hapjes uitpakken
3 personen
Hapjes schikken
3 personen
Dranken opstellen
3 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen
Cateringteam instrueren
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Event
Registratietafel bemannen
3 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Programma aankondigen
Welkomstwoord verzorgen
Sprekers begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Garderobe bewaken
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Garderobe afronden
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Bar afbouwen
3 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelsaantal 12
- Hoge statafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 6
- Barmeubel
- Garderoberekkenaantal 4
- Krukkenaantal 20
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Theeglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 150
- Bierglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 150
- Dessertbordjesaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveertangenaantal 12
- Koffielepeltjesaantal 120
- Vorkenaantal 150
- Servettenhoudersaantal 20
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Beeldscherm
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Nummerhangersaantal 200
Decoratie
- Tafellopersaantal 18
- Bloemstukkenaantal 12
- Nieuwjaarsvlaggenaantal 6
- Slingersaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenstandaardsaantal 6
- Kaarsenaantal 30
- Kaarsenhoudersaantal 15
- Tafeldecoratiesaantal 18
- Naamkaarthoudersaantal 120
- Welkomstbord
- Richtingsbordenaantal 8
Verlichting
- Lichtslangenaantal 6
- Ledspotsaantal 8
- Lantaarnsaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Schaaltjesaantal 30
- Serveerschalenaantal 24
- Thermoskannenaantal 8
- IJsblokjesbakkenaantal 6
- Flessenopenersaantal 6
- Kurkentrekkersaantal 4
- Kruimeldievenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilsetsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Poetsdoekenaantal 20
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de uitnodiging niet als één moment: open het aanmeldformulier direct met de uitnodiging en stuur uiterlijk 7 dagen voor de receptie een herinnering. Zo heb je tijd om aanmeldingen, afmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Gebruik die lijst voor naamkaartjes én voor het labelen van dieetmaaltijden; wijzigingen op de dag zelf leiden snel tot zoekwerk bij de ontvangst.
- Controleer de techniek tijdens de locatie-inspectie: test laptop, beamer of beeldscherm, luidsprekers en draadloze microfoons samen. Leg minimaal 2 verlengkabels en stekkerdozen klaar en spreek af wie het geluid bedient.
- Stem de inrichting af op het programma: zet receptie- en statafels zo neer dat de route naar bar, buffet en garderobe vrij blijft. Reserveer daarnaast stoelen en krukken voor gasten die niet lang kunnen staan.
- Plan dranken koelen en leveringen als aparte controlemomenten. Controleer op de dag zelf koffiezetapparaten, waterkokers, glazen, kopjes, serveertangen en opscheplepels voordat de eerste gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een gemeentelijke nieuwjaarsreceptie?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit het aanmeldformulier ongeveer 7 tot 10 dagen voor de receptie, zodat je de definitieve gastenlijst en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een gemeentelijke nieuwjaarsreceptie te organiseren?
- Reken op 6 tot 8 weken voor een receptie met catering, sprekers en audiovisuele techniek. Plan de locatie, gastenlijst en uitnodiging in de eerste 2 weken; bevestig catering, materialen en levermomenten daarna.
- Wanneer maak je de definitieve gastenlijst en naamkaartjes?
- Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 werkdagen voor de receptie. Ontwerp en print de naamkaartjes daarna, met een kleine reserve voor last-minute wijzigingen en extra aanmeldingen.
- Wanneer controleer je de catering en techniek voor de nieuwjaarsreceptie?
- Doe een volledige locatie- en techniekcontrole uiterlijk 1 werkdag vooraf en herhaal een korte controle 2 uur voor aanvang. Controleer dan ook de gekoelde dranken, hapjes, dieetlabels, microfoons en presentatieapparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!