Checklist para la recepción de Año Nuevo del municipio

Organizar una recepción municipal de Año Nuevo exige cerrar primero la fecha, el lugar y la lista de invitados, y después coordinar inscripciones, protocolo, catering y medios técnicos. Este plan reúne 85 tareas y 63 materiales para que el equipo pueda avanzar en orden, desde las invitaciones hasta la inspección del recinto. Reserva con tiempo el mobiliario, el equipo de sonido y las bebidas: son elementos que suelen quedar para el último momento. La revisión final debe comprobar tanto la sala como las necesidades dietéticas y el programa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Redactar el texto de invitación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Enviar recordatorio a los invitados
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir etiquetas con nombres
Elaborar el programa
2 personas
Preparar el discurso de bienvenida
Enviar briefing a los ponentes
Preparar la selección musical
Confirmar la reserva del recinto
Pedir el catering
2 personas
Confirmar las reservas de material
Coordinar los horarios de entrega
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los aperitivos
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la barra
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Probar la técnica de presentación
2 personas
Rellenar las cafeteras
2 personas
Desembalar los aperitivos
3 personas
Disponer los aperitivos
3 personas
Montar las bebidas
3 personas
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
Instruir al equipo de recepción
3 personas
Instruir al equipo de catering
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el programa
Dar la bienvenida
Coordinar a los ponentes
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Servir comidas especiales
2 personas
Vigilar el guardarropa
2 personas
Servir la última ronda
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Terminar el guardarropa
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el bar
3 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 10
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 6
Mueble de bar
Percheroscant. 4
Taburetescant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Copas de vinocant. 150
Copas de cervezacant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platos de postrecant. 150
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 120
Tenedorescant. 150
Porta-servilletascant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 6
Percheroscant. 4
Dorsalescant. 200

Decoración

Manteles runnerscant. 18
Arreglos floralescant. 12
Banderas de Año Nuevocant. 6
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Soportes para globoscant. 6
Velascant. 30
Portavelascant. 15
Decoraciones de mesacant. 18
Portatarjetas de nombrecant. 120
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8

Iluminación

Cables de lucescant. 6
Focos LEDcant. 8
Farolescant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Cuencoscant. 30
Bandejas de servircant. 24
Termoscant. 8
Cubiterascant. 6
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Puertos de cargacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 20
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y la reserva del material antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y el evento para preparar la lista definitiva, las tarjetas con nombres y las comidas especiales.
Mantén abiertas las inscripciones durante un plazo concreto, por ejemplo 2 semanas, y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Envía un recordatorio 3 días antes del cierre para evitar respuestas incompletas.
Prepara el programa y el discurso de bienvenida con tiempo suficiente para enviar el briefing a los ponentes al menos 5 días antes. Confirma quién presenta cada intervención y cuánto dura para evitar cambios durante la recepción.
Coordina las entregas de catering, mobiliario y equipos en una franja horaria definida. Las bebidas deben enfriarse antes de la llegada de los invitados, y las comidas especiales deben quedar etiquetadas y separadas del resto.
Haz una inspección del lugar el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de la recepción. Comprueba la distribución de mesas, percheros y buffet, además de micrófonos, altavoces, proyector, pantalla, regletas y cables alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una recepción municipal de Año Nuevo?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la recepción. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y usa ese margen para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y tarjetas con nombres.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de la recepción de Año Nuevo?: Confirma el pedido al menos 10 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable de asistentes. Envía el número definitivo y las comidas especiales 5 a 7 días antes, según el plazo del proveedor.
¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para la recepción municipal?: Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de que lleguen los invitados, siempre que la capacidad de las neveras lo permita. Comprueba también el hielo y deja una reserva de bebidas fría para la primera reposición.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido y el proyector?: Haz la prueba técnica como mínimo 2 horas antes del comienzo. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, portátil, proyector, pantalla, regletas y cables, y repite la prueba después de montar la sala.

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