Neujahrsempfang der Gemeinde organisieren: die Checkliste

Ein Neujahrsempfang der Gemeinde braucht mehr Vorbereitung als nur Einladung und Buffet. Lege zuerst Datum und Ort fest, öffne danach die Anmeldung und plane Programm, Bewirtung und Technik anhand der erwarteten Gästezahl. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Einladungen verschickt sein; kurz vor dem Termin prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Namensschilder und Lieferungen. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und hilft dabei, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungstext erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Erinnerung an Gäste senden
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Namensschilder drucken
Programm erstellen
2 Personen
Begrüßungswort vorbereiten
Sprecherbriefing versenden
Musikauswahl zusammenstellen
Reservierung der Location bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Materialreservierungen bestätigen
Liefertermine abstimmen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks prüfen
2 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Kaffeemaschinen auffüllen
2 Personen
Snacks auspacken
3 Personen
Snacks anrichten
3 Personen
Getränke aufstellen
3 Personen
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
Empfangsteam einweisen
3 Personen
Cateringteam instruieren
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingang ausschildern
2 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Aperitif servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Benutztes Geschirr abholen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Programm ankündigen
Begrüßungswort übernehmen
Redner betreuen
2 Personen
Lautstärke kontrollieren
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Garderobe bewachen
2 Personen
Letzte Runde servieren
3 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Garderobe abschließen
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Bar abbauen
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 6
Bartheke
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 120
WeingläserAnz. 150
BiergläserAnz. 120
WassergläserAnz. 150
DesserttellerAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 120
GabelnAnz. 150
ServiettenhalterAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Beamer
Bildschirm
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
NummernhängerAnz. 200

Dekoration

TischläuferAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 12
NeujahrsflaggenAnz. 6
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonständerAnz. 6
KerzenAnz. 30
KerzenhalterAnz. 15
TischdekorationenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 120
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 6
LED-SpotsAnz. 8
LaternenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und ServiermesserAnz. 8
SchälchenAnz. 30
ServierschalenAnz. 24
ThermoskannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
StaubsaugerAnz. 2
WischsetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutztücherAnz. 20
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vor dem Empfang und setze im Anmeldeformular eine klare Rückmeldefrist. So bleibt Zeit, die endgültige Gästeliste und Sonderkost zu bearbeiten.
Plane die Raumaufteilung vor der Lieferung: Empfangstische am Eingang, Stehtische für Gespräche, Buffetische mit ausreichend Abstand und Stühle für Gäste, die sitzen möchten.
Briefe Sprecher mindestens sieben Tage vorher und verschicke das Programm zusammen mit den technischen Angaben. Teste Laptop, Beamer, Bildschirm, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag.
Kühle Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Wasser, Wein und Bier mehrere Stunden vorher kalt und prüfe zusätzlich, ob Kühlboxen oder Kühlschränke ausreichen.
Kennzeichne Diätmahlzeiten sichtbar und gleiche die Zahl am Vortag mit den Anmeldungen ab. Vergiss bei der Materialkontrolle neben Gläsern und Geschirr auch Verlängerungskabel, Servierzangen und Serviettenhalter nicht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang der Gemeinde planen?: Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Gästeliste und Catering. Drei Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt und die Anmeldung geöffnet sein.
Wann verschickt man die Einladungen zum Neujahrsempfang?: Versende die Einladungen etwa drei Wochen vor dem Empfang. Lege eine Rückmeldefrist von ungefähr zehn bis vierzehn Tagen fest, damit du anschließend Gästeliste, Namensschilder und Ernährungswünsche finalisieren kannst.
Wie viele Getränke braucht man für einen Neujahrsempfang?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, einschließlich Wasser. Für jede weitere Stunde kalkulierst du etwa ein Getränk pro Person und ergänzt alkoholfreie Optionen entsprechend der Anmeldung.
Wann sollte die Technik für den Empfang geprüft werden?: Prüfe Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, Beamer und Bildschirm spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich mindestens 60 Minuten vor Einlass ein kurzer Funktionstest stattfinden.

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