Checklist pour organiser la réception du Nouvel An de la mairie

Une réception du Nouvel An en mairie demande un enchaînement précis : confirmer le lieu, gérer les inscriptions, coordonner le traiteur et préparer les prises de parole. Cette checklist regroupe 85 tâches et 63 fournitures pour suivre l’organisation sans oublier les détails de dernière minute. Vous y trouverez aussi les vérifications à faire avant l’ouverture des portes, du refroidissement des boissons au test du son et du vidéoprojecteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Rédiger le texte de l’invitation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer un rappel aux invités
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer le mot de bienvenue
Envoyer le briefing des intervenants
Composer la sélection musicale
Confirmer la réservation du lieu
Commander le catering
2 personnes
Confirmer les réservations de matériel
Convenir des créneaux de livraison
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Tester la technique de présentation
2 personnes
Remplir les machines à café
2 personnes
Déballer les amuse-bouches
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Mettre en place les boissons
3 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le programme
Assurer le mot de bienvenue
Accompagner les intervenants
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Servir les repas diététiques
2 personnes
Surveiller le vestiaire
2 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Finaliser le vestiaire
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le bar
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 12
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 6
Meuble de bar
Portantsqté 4
Tabouretsqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à vinqté 150
Verres à bièreqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 12
Petites cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 150
Porte-serviettesqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Pochettes numérotéesqté 200

Décoration

Chemins de tableqté 18
Compositions floralesqté 12
Drapeaux du Nouvel Anqté 6
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pieds de ballonsqté 6
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Décorations de tableqté 18
Porte-nomsqté 120
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 8
Lanternesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Petits bolsqté 30
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Ramasse-miettesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons de nettoyageqté 20
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la réception. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive, de préparer les badges et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Prévoyez le briefing des intervenants 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez à chacun son horaire de passage, la durée prévue et l’emplacement du microphone sans fil.
Organisez les livraisons par créneaux séparés : mobilier, matériel technique et catering. Contrôlez chaque livraison avec la liste de réservation avant de signer le bon de réception.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et répartissez-les entre le meuble de bar, les réfrigérateurs et les glacières. Gardez une réserve d’eau facilement accessible pendant toute la soirée.
Inspectez la salle le jour même, au moins 2 heures avant l’accueil. Testez les haut-parleurs, les microphones, l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran, puis sécurisez les multiprises et les rallonges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An de la mairie ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la réception. Fermez les inscriptions environ 10 jours avant la date afin de confirmer les repas, les badges et les quantités du traiteur.
Combien de temps prévoir pour installer la réception en mairie ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour l’installation et les contrôles avant l’arrivée des invités. Ajoutez du temps si les tables, le mobilier de bar, la sonorisation et le vidéoprojecteur sont livrés le même jour.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif de repas 7 à 10 jours avant la réception, après la clôture des inscriptions. Signalez les besoins alimentaires séparément et étiquetez les repas spéciaux avant le service.
Que vérifier juste avant l’ouverture des portes ?: Faites une dernière vérification 30 minutes avant l’accueil : badges en place, boissons froides, amuse-bouches disponibles, programme prêt et matériel audio-vidéo testé. Vérifiez aussi que les chaises, les tables hautes et le buffet permettent une circulation fluide.

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