Boodschappenlijst voor een nieuwjaarsreceptie van de gemeente

Met deze boodschappenlijst bereid je een gemeentelijke nieuwjaarsreceptie praktisch voor: van glazen, kopjes en servetten tot koffie, koeling en techniek. Stem de aantallen af op de definitieve gastenlijst en tel ook sprekers, organisatoren en cateringmedewerkers mee. Bestel materiaal met een leveringstermijn uiterlijk 1 week vooraf en controleer dieetwensen voordat je hapjes of maaltijden laat leveren. De losse taken en spullen op deze pagina geven je daarna de volledige checklist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 6
Barmeubel
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 150
Bierglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Dessertbordjesaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 12
Koffielepeltjesaantal 120
Vorkenaantal 150
Servettenhoudersaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Beamer
Beeldscherm
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Nummerhangersaantal 200

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Bloemstukkenaantal 12
Nieuwjaarsvlaggenaantal 6
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenstandaardsaantal 6
Kaarsenaantal 30
Kaarsenhoudersaantal 15
Tafeldecoratiesaantal 18
Naamkaarthoudersaantal 120
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslangenaantal 6
Ledspotsaantal 8
Lantaarnsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Schaaltjesaantal 30
Serveerschalenaantal 24
Thermoskannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Kruimeldievenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Poetsdoekenaantal 20
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 5 kilogram
- Theezakjes - 250 stuks
- Zwarte thee - 80 zakjes
- Groene thee - 50 zakjes
- Kruidenthee - 50 zakjes
- Rooibosthee - 40 zakjes
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Cola - 24 liter
- Cola Zero - 18 liter
- Sinas - 12 liter
- Ginger ale - 12 liter
- Tonic - 12 liter
- Bitter lemon - 6 liter
- Spa Blauw - 36 liter
- Spa Rood - 24 liter
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener bier - 144 flesjes
- Witbier - 48 flesjes
- Alcoholvrije mousserende wijn - 12 flessen
- Mousserende wijn - 18 flessen
- Witte wijn - 18 flessen
- Rosé wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Bierkratten - 12 kratten
- IJsblokjes - 25 kilogram
- Borrelnoten - 5 kilogram
- Naturelchips - 3 kilogram
- Paprikachips - 3 kilogram
- Tortillachips - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Zongedroogde tomaten - 1 kilogram
- Gemengde druiven - 8 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Mandarijnen - 6 kilogram
- Komkommers - 4 kilogram
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Worteltjes - 4 kilogram
- Bleekselderij - 2 kilogram
- Hummus - 4 kilogram
- Roomkaas - 3 kilogram
- Brie - 4 kilogram
- Goudse kaas - 5 kilogram
- Blauwe kaas - 2 kilogram
- Vegan kaas - 2 kilogram
- Gerookte kipfilet - 3 kilogram
- Gerookte zalm - 3 kilogram
- Vegan groentespread - 2 kilogram
- Stokbroden - 35 stuks
- Mini-broodjes - 250 stuks
- Toastjes - 12 pakken
- Wraps - 20 pakken
- Bladerdeeg - 10 pakken
- Kruidenboter - 3 kilogram
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 2 liter
- Chilisaus - 1 liter
- Peper - 250 gram
- Zout - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Bamboe prikkers - 500 stuks
- Papieren servetten - 1.000 stuks
- Papieren bordjes - 250 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Rietjes - 250 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Schoonmaakmiddel - 4 liter
- Allesreiniger - 4 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Afwasmiddel - 3 liter
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Pleisters - 2 dozen
- Batterijen AA - 24 stuks
- Batterijen AAA - 24 stuks
- Naamkaartjes - 150 stuks
- A4-printpapier - 1 pak
- Pennen - 20 stuks

Tips

Reken per gast op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en ongeveer 1 drankje per uur daarna. Plan extra waterglazen en water bij de bar, omdat die tijdens een receptie sneller rouleren dan wijnglazen.
Neem voor servies en glazen minimaal 10% reserve boven het aantal aangemelde gasten. Bij 120 gasten betekent dat bijvoorbeeld 132 exemplaren per veelgebruikt type, zodat breuk of een volle afwasbak niet direct tot tekort leidt.
Controleer dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor de receptie en label dieetmaaltijden afzonderlijk. Houd de definitieve aantallen naast de bestellijst voor hapjes en desserts voordat de levering vertrekt.
Plan koffie en thee niet alleen voor het welkomstmoment: zorg voor ongeveer 1 kopje per gast per uur en controleer vooraf of de koffiezetapparaten en waterkokers samen de piek na het programma aankunnen.
Test luidsprekers, draadloze microfoons, laptop, beamer en beeldscherm minimaal 1 dag vooraf op de locatie. Leg stekkerdozen en verlengkabels klaar; kabels die pas vlak voor het welkomstwoord ontbreken, zijn lastig nog te vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb ik nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voor 100 gasten komt dat neer op 200 tot 300 drankjes voor het eerste uur, naast voldoende water.
Hoeveel glazen en kopjes moet ik kopen voor 100 gasten?: Neem minimaal 110 stuks per veelgebruikt type als je 10% reserve aanhoudt. Voor wijnglazen, bierglazen, waterglazen en koffiekopjes kan de benodigde verhouding verschillen; stem die uiterlijk 1 week vooraf af met de cateraar.
Wanneer moet ik de boodschappenlijst voor de nieuwjaarsreceptie controleren?: Controleer de lijst 7 dagen vooraf, nadat locatie, catering en materiaalreserveringen zijn bevestigd. Doe een tweede controle 1 werkdag voor de receptie op aantallen, dieetlabels, koeling en techniek.
Hoeveel reserve servies heb ik nodig voor een gemeentelijke receptie?: Houd 10% reserve aan boven het verwachte aantal gasten. Bij 150 gasten zijn dat bijvoorbeeld 165 stuks van een veelgebruikt type servies of glas; voor kwetsbare glazen is extra reserve verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.