Checklist voor een goed georganiseerde nieuwjaarsreceptie
Een nieuwjaarsreceptie vraagt vooral om een strakke planning van gasten, catering en ontvangst. Begin met de zaal, datum en uitnodigingen en leg uiterlijk een week vooraf het definitieve aantal gasten vast. Controleer daarna dieetwensen, servies, apparatuur en voorraad, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en af te werken. Deze checklist helpt je van de eerste reservering tot een ingerichte garderobe, buffet en drankenbar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Datum en tijden bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen nabellen
Aantal gasten doorgeven
Boodschappenlijst controleren
Voorraad servies controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Drankenbar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek installeren
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Jasjes aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
Dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Garderoberekkenaantal 2
- Klaptafelsaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 70
- Champagneglazenaantal 70
- Longdrinkglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Koffielepelsaantal 70
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Serveerplateausaantal 12
- Schaaltjesaantal 16
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Slingerverlichtingaantal 4
- Tafellampenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenbogenaantal 2
- Nieuwjaarsdecoratie
- Tafellopersaantal 8
- Kaarsenhoudersaantal 12
- Cijferslinger
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen vooraf door. Gebruik dat aantal voor hapjes, dranken, servies en de indeling van tafels en stoelen.
- Koel dranken niet pas op de ochtend zelf. Zet ze minstens 4 uur voor ontvangst in koeling of koelboxen en houd water apart beschikbaar.
- Test koffiezetapparaten, waterkokers, Bluetoothspeakers, microfoon en verlichting minimaal 1 dag vooraf. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze nodig zijn.
- Richt buffet en drankenbar met een logische looproute in: borden en bestek aan het begin, daarna hapjes en opschepmateriaal, met glazen en water binnen handbereik.
- Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en controleer ze opnieuw bij het doorgeven van het gastenaantal. Zet afwijkende hapjes herkenbaar apart voordat het buffet opengaat.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel hapjes heb ik nodig voor een nieuwjaarsreceptie?
- Reken bij een receptie van ongeveer 2 uur op 6 tot 8 hapjes per persoon. Voor een langere bijeenkomst of wanneer er geen maaltijd volgt, houd je 10 tot 12 hapjes per persoon aan.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een nieuwjaarsreceptie?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan daarnaast minimaal 0,5 liter water per gast en extra koffie en thee voor het laatste deel van de receptie.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een nieuwjaarsreceptie versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 10 dagen voor de receptie, zodat je dieetwensen en het definitieve aantal gasten nog tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de zaal voor een nieuwjaarsreceptie opbouwen?
- Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, drankenbar, garderobe en versiering. Test apparatuur en verlichting de dag ervoor; op de eventdag controleer je alles nog eenmaal voordat de gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!