Checklist para organizar una recepción de Año Nuevo
Una recepción de Año Nuevo necesita más coordinación de la que parece: confirma el horario, controla las inscripciones y deja listas las bebidas y el buffet antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne 50 tareas y 39 elementos para avanzar desde la reserva de la sala hasta el guardarropa. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, las copas de champán, los cables y la prueba del equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Confirmar la fecha y los horarios
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Llamar de seguimiento a las inscripciones
Indicar el número de invitados
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar la barra de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la música
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Preparar la mesa de registro
2 personas
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Recoger las chaquetas
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar el equipo
2 personas
Devolver el stock
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 70
- Vasos altoscant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas para servircant. 12
- Cuencoscant. 16
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 6
Decoración
- Arcos de globoscant. 2
- Decoración de Año Nuevo
- Manteles runnerscant. 8
- Portavelascant. 12
- Guirnalda de números
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha, el horario y la sala antes de enviar las invitaciones. Después, deja un plazo claro para responder y haz una llamada de seguimiento a quienes aún no se hayan inscrito.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comunica el número final de invitados antes de hacer la compra. Así puedes ajustar el buffet y evitar que falten opciones o vajilla.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara los productos no perecederos el día anterior. No olvides separar copas de vino, copas de champán, vasos altos y jarras de agua.
- Prueba los altavoces, el micrófono, las máquinas de café y la iluminación antes del montaje final. Comprueba también los cables alargadores y las regletas para no resolver problemas eléctricos cuando ya haya invitados.
- Monta primero mesas, sillas, buffet, barra y guardarropa; coloca después la decoración y la iluminación. Reserva al menos 60 minutos antes de la recepción para revisar la vajilla, las bebidas, el café y el té.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la recepción y fija una fecha límite de respuesta de 7 días antes. Así tendrás tiempo para llamar a quienes no hayan confirmado, recoger preferencias dietéticas e indicar el número final de invitados.
- ¿Cuánta bebida necesito para una recepción de Año Nuevo?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona cada hora adicional. Añade agua suficiente para toda la duración y enfría las bebidas varias horas antes de abrir la barra.
- ¿Cuándo debo preparar el buffet y la mesa de bebidas?
- Deja preparados el buffet y la barra entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Los aperitivos pueden colocarse más cerca del inicio, mientras que las bebidas, las jarras de agua, las bandejas y la vajilla deben estar listas durante el montaje.
- ¿Con cuánta antelación hay que probar la música y la iluminación?
- Prueba los altavoces, el micrófono, las guirnaldas de luces y las lámparas de mesa al menos 2 horas antes. Comprueba también los cables, las regletas y la ubicación del equipo antes de que empiece a llegar la gente.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!