Checklist pour organiser une réception du Nouvel An

Une réception du Nouvel An réussie se prépare dans un ordre précis, surtout lorsqu’il faut gérer une salle, les inscriptions, le buffet et le passage à la nouvelle année. Commencez par fixer les horaires et le nombre d’invités, puis vérifiez la vaisselle, le matériel et les besoins alimentaires. Les dernières heures servent surtout à refroidir les boissons, installer les tables et tester la musique et l’éclairage. Cette checklist vous aide à ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer la date et les heures
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Relancer les inscriptions par téléphone
Communiquer le nombre d’invités
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de vaisselle
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la musique
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Recevoir les vestes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Ranger les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Trier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 70
Verres à long drinkqté 70
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 70
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Décoration du Nouvel An
Chemins de tableqté 8
Bougeoirsqté 12
Guirlande de chiffres

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires de début, de fin et du passage à minuit avant d’envoyer les invitations. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la réception afin de connaître le nombre de couverts et de verres nécessaires.
Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 7 jours avant l’événement. À ce moment-là, recueillez aussi les allergies et régimes alimentaires pour adapter les en-cas et le buffet.
Vérifiez la vaisselle et le matériel au moins 5 jours avant : prévoyez notamment les verres à vin, à champagne et à long drink, les tasses à café, les plateaux et les pinces de service.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis mettez les produits non périssables en place. Refroidissez les boissons le jour même et prévoyez plusieurs glacières si le réfrigérateur ne suffit pas.
Réservez les 3 dernières heures à l’installation : tables, chaises, buffet, bar, vestiaire, décoration, éclairage et musique. Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la réception, surtout si les invités doivent se déplacer. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement pour confirmer les repas, les boissons et la disposition de la salle.
Combien de verres prévoir par personne pour le Nouvel An ?: Prévoyez au minimum 1 verre à champagne, 1 verre à vin et 1 verre à long drink par personne, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 40 invités, cela représente au moins 44 verres de chaque type utilisé.
Quand préparer le buffet et les boissons ?: Installez le buffet 1 à 2 heures avant l’arrivée des invités et refroidissez les boissons le jour même. Préparez les en-cas à l’avance, mais gardez les produits sensibles au frais jusqu’au dernier moment.
Combien de temps faut-il pour installer une réception du Nouvel An ?: Comptez environ 3 heures pour une équipe de 3 à 4 personnes : installation des tables et chaises, buffet, bar, vestiaire, décoration, éclairage et musique. Ajoutez 30 minutes pour tester l’équipement et corriger les branchements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.