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Neujahrsempfang organisieren: die komplette Checkliste

Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber mehrere Vorläufe: Raum und Termin müssen feststehen, bevor Einladungen verschickt werden. Danach zählen verlässliche Zusagen, erfasste Ernährungswünsche und eine früh übermittelte Gästezahl. Kurz vor dem Empfang geht es um Einkäufe, gekühlte Getränke, Buffet, Kaffee, Technik und die Aufstellung im Saal. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen nachfassen

  • Anzahl der Gäste durchgeben

  • Einkaufsliste prüfen

  • Geschirrbestand prüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Getränkebar einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musik installieren

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken annehmen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung verstauen

    2 Personen

  • Vorräte zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KlappischeAnz. 2

Geschirr

  • WeingläserAnz. 70
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • LongdrinkgläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ServierplattenAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichtergirlandeAnz. 4
  • TischlampenAnz. 6

Dekoration

  • BallonbögenAnz. 2
  • Neujahrsdekoration
  • TischläuferAnz. 8
  • KerzenhalterAnz. 12
  • Zahlenkette

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und setze ein klares Rückmeldedatum. So bleibt noch Zeit, fehlende Zusagen nachzufassen und Ernährungswünsche zu erfassen.
  • Gib dem Veranstaltungsort die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor dem Empfang durch. Plane dabei nicht nur Sitzplätze, sondern auch Garderobenständer, zusätzliche Stehtische und Bewegungsfläche am Buffet ein.
  • Prüfe Geschirr und Geräte 2 bis 3 Tage vorher: Champagner- und Weingläser, Teller, Servierbesteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel. Fehlende Teile lassen sich dann noch organisieren, statt am Veranstaltungstag improvisiert zu werden.
  • Kühle Getränke am Vortag und stelle Snacks, haltbare Vorräte sowie Servierplatten und Schälchen getrennt vom Buffet bereit. Kaffee und Tee solltest du erst kurz vor Beginn vorbereiten, damit sie heiß bleiben.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein. Tische, Stühle, Buffet, Getränkebar, Garderobe, Beleuchtung, Musik und Mikrofon brauchen jeweils einen festen Platz; teste Lautsprecher und Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Neujahrsempfang organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Datum und Einladungen. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Empfang feststehen.
Wann verschickt man Einladungen für einen Neujahrsempfang?
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 2 Wochen vor dem Empfang, damit du fehlende Zusagen noch nachfassen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Neujahrsempfang?
Rechne für den vollständigen Aufbau mit mindestens 2 Stunden, bei umfangreicher Dekoration oder mehreren Technikgeräten eher mit 3 Stunden. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest von Beleuchtung, Musik und Mikrofon ein.
Was muss man am Tag vor dem Neujahrsempfang vorbereiten?
Kühle die Getränke, stelle haltbare Vorräte bereit und prüfe Geschirr, Geräte und Verlängerungskabel. Snacks können teilweise vorbereitet werden; Kaffee und Tee bereitest du besser erst kurz vor Beginn zu.

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