Checklist voor een goed georganiseerde nieuwjaarsreceptie

Een nieuwjaarsreceptie vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie en gasten, daarna catering, indeling en ontvangst. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, zodat de bestelling niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast. Plan op de dag zelf tijd voor koelen, opbouwen en een veiligheidscontrole. Deze checklist helpt je met 41 taken en 32 benodigdheden van reservering tot het serveren van koffie, thee en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Muziek samenstellen
Vrijwilligers indelen
Route en ontvangst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels feestelijk dekken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Muziek verzorgen
Nieuwjaarswens uitspreken
Bittergarnituur serveren
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Voorraad controleren
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Nieuwjaarsballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Tafelstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de ontvangst. Zet tafels, stoelen, buffettafels en kapstokken eerst op hun plaats; daarna kun je dekken en versieren zonder opnieuw te schuiven.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de receptie. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetlijst daarna door aan de catering, zodat hapjes en dranken passend kunnen worden besteld.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf. Gebruik koelboxen voor extra voorraad en houd schenk kannen, glazen en serveerplateaus klaar bij de ontvangst en het buffet.
Richt het koffie- en theepunt uiterlijk 30 minuten vóór aanvang in. Controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, lepels en een plek voor gebruikte spullen.
Doe vlak vóór de ontvangst een ronde van 15 minuten. Controleer route, verlichting, geluidsinstallatie, microfoon, verlengsnoeren, stekkerdozen, afvalbakken en vrije looppaden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsreceptie organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 7 dagen vóór de receptie.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een receptie van 2 uur komt dat neer op ongeveer 4 tot 5 drankjes per gast, naast koffie, thee en water.
Wanneer moet ik de catering voor een nieuwjaarsreceptie bestellen?: Plaats de bestelling uiterlijk 2 weken vooraf, zodra je een eerste gastenlijst en de dieetwensen hebt. Geef het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen vóór de receptie door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en nog 15 minuten voor de laatste controle. Met meerdere vrijwilligers kun je tafels, stoelen, buffet, ontvangstbalie en techniek tegelijk klaarmaken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.