Checklist para organizar una recepción de Año Nuevo
Una recepción de Año Nuevo necesita más coordinación de la que parece: hay que confirmar asistentes, recoger restricciones alimentarias y dejar listas las bebidas, la música y la recepción. Empieza por reservar el lugar y enviar las invitaciones; después cierra el catering y asigna voluntarios. El día del evento, monta primero mesas, sillas y recepción, y deja la decoración, los aperitivos, el café y las bebidas para las horas previas. Esta checklist reúne el orden de trabajo para no llegar tarde a lo que más se olvida.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Seleccionar la música
Asignar voluntarios
Comprobar la ruta y la recepción
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la vajilla usada
2 personas
Proporcionar la música
Pronunciar el mensaje de Año Nuevo
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Comprobar el inventario
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
- Termoscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Globos de Año Nuevocant. 40
- Guirnaldascant. 8
- Centros de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 70
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Haz el pedido con al menos 7 días de margen para ajustar cantidades y menús.
- Enfría las bebidas varias horas antes de recibir a los invitados. Prepara también una zona separada con vasos, jarras y bandejas para que el servicio no bloquee la recepción.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a una franja horaria: recepción, bebidas, catering, café y revisión del espacio. Para una recepción de varias horas, prevé al menos un relevo por función.
- Haz la prueba de sonido e iluminación antes de montar la decoración definitiva. Comprueba altavoces, micrófono, cables, regletas y luces con 2 horas de antelación.
- Reserva los últimos 30 minutos antes de abrir para la revisión de seguridad y el mostrador de recepción. Comprueba rutas de acceso, recepción, papeleras, percheros, cables y suelo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la recepción. Fija una fecha límite de inscripción al menos 7 días antes, para poder cerrar el catering y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para Año Nuevo?
- Pídelo como mínimo 7 días antes, cuando ya tengas el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Si el menú requiere preparación especial, deja 10-14 días de margen.
- ¿Cuánto tiempo antes se monta una recepción de Año Nuevo?
- Reserva entre 3 y 4 horas para montar mesas, sillas, buffet, decoración, sonido, iluminación y recepción. Haz la prueba técnica y la revisión de seguridad durante los últimos 60-120 minutos.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el café?
- Pon las bebidas a enfriar varias horas antes de la llegada. Monta el punto de café y té durante la última hora, y prepara los termos y las tazas justo antes de abrir para conservar la temperatura.
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