Checklist pour organiser une réception du Nouvel An

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez le lieu et envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la réception. Prévoyez ensuite une date limite d’inscription afin de disposer d’un nombre fiable pour le catering et les tables.
• Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le total au traiteur au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement. Gardez cette liste à l’accueil pour éviter les erreurs au moment du service.
• Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez 2 à 3 verres par personne pour la première heure. Les glacières et les pichets de service doivent être installés avant l’arrivée des invités.
• Installez le point café et thé avec les tasses, les thermos, les machines à café et les bouilloires avant l’ouverture des portes. Testez chaque appareil et vérifiez les rallonges ainsi que les multiprises pour éviter une panne pendant la réception.
• Terminez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil : tables, chaises, décoration, sonorisation, éclairage, badges et comptoir d’accueil doivent être en place. Gardez les 15 dernières minutes pour le contrôle de sécurité et un passage dans chaque zone.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une réception du Nouvel An ?

Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, envoyez les invitations, puis fixez une date limite d’inscription pour commander le catering avec des effectifs fiables.

Combien de temps prévoir pour installer une réception du Nouvel An ?

Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, le café, la sonorisation et l’éclairage. Terminez l’installation complète 60 minutes avant l’arrivée des invités.

Quand commander le catering pour le Nouvel An ?

Commandez le catering 10 à 14 jours avant la réception, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires traités. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute.

Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des invités ?

Faites un contrôle final 15 minutes avant l’accueil : parcours d’entrée, badges, porte-manteaux, éclairage, sonorisation, boissons, poubelles et sécurité. Vérifiez aussi que le café, le thé et les amuse-bouches peuvent être servis immédiatement.