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Neujahrsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber mehrere Abläufe gleichzeitig: Anmeldungen, Catering, Empfang, Getränke und Technik müssen zusammenpassen. Plane zuerst Location und Gästezahl, bestelle danach Speisen und Getränke und teile die Helfer frühzeitig ein. Am Veranstaltungstag entscheidest du mit einem klaren Aufbauplan, ob Begrüßungsgetränke, Kaffee, Snacks und Namensschilder rechtzeitig bereitstehen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Musik zusammenstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Route und Empfang prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische festlich eindecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Neujahrsgruß aussprechen

  • Bittergarnitur servieren

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NeujahrsballonsAnz. 40
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • MüllsackhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Gästeliste spätestens 7 bis 10 Tage vorher ab. Erfasse dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche, damit das Catering passende Portionen einplant.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Empfang: Tische, Stühle, Buffet, Garderobe und Empfangstheke sollten mindestens 90 Minuten vor dem Einlass stehen. So bleibt Zeit für Beleuchtung, Dekoration und die Musikanlage.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Stelle sie je nach Menge mindestens 3 bis 4 Stunden vorher in Kühlboxen oder einen Kühlschrank und halte Ausgießkannen sowie Gläser am Ausschank bereit.
  • Richte Kaffee und Tee als eigenen Bereich ein, nicht direkt neben dem Empfang. Rechne bei einem zweistündigen Empfang mit etwa einer Kaffeetasse pro Person und stelle zusätzliche Thermoskannen bereit.
  • Bestimme vor Beginn eine Person für den Sicherheitscheck. Sie prüft Verlängerungskabel, Lautsprecher, freie Wege, Abfallbehälter und den Zustand der Beleuchtung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location und der Gästeliste. Catering, Helfer und Technik solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Empfang festlegen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Neujahrsempfang?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser sowie ausreichend Kaffee und Tee für den gesamten Empfang ein.
Wann muss das Catering für einen Neujahrsempfang bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher, bei einer größeren Gästezahl besser 3 Wochen im Voraus. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche gibst du 5 bis 7 Tage vor dem Termin durch.
Wie lange dauert der Aufbau eines Neujahrsempfangs?
Für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Getränke, Kaffee- und Teebereich sowie Technik solltest du 90 bis 120 Minuten einplanen. Bei einer großen Location oder mehreren Helfern beginnt der Aufbau besser 2 bis 3 Stunden vorher.

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