Nieuwjaarsreceptie organiseren: checklist en planning

Een nieuwjaarsreceptie draait meestal om korte gesprekken, een drankje bij binnenkomst en hapjes die zonder lange wachtrij rondgaan. Begin daarom met het definitieve aantal gasten en leg dieetwensen uiterlijk een week vooraf vast. Plan daarna de ruimte, catering, drank en garderobe op elkaar af. Op deze pagina staat een compleet plan met 71 taken en 50 spullen, zodat je niet op de dag zelf nog glazen, koeling of toegang hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Dieetoverzicht doorgeven
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Meubilair inventariseren
Decoratievoorraad controleren
Muziek afspeellijst samenstellen
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenenlabels maken
Welkomsttafel voorbereiden
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Draaiboek printen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Koelkasten vullen
3 personen
Buffettafels opstellen
4 personen
Zitplaatsen opstellen
4 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes schikken
4 personen
Dieetgerechten apart plaatsen
2 personen

Event

Muziek starten
Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Dieetbuffet controleren
Koffie opnieuw zetten
Late hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Restanten veilig koelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Borg en sleutels afhandelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 70
Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 70
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschotelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Nieuwjaarsbordjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk vijf dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor hapjes, servies, glaswerk en drank; houd voor breekbare glazen en borden ongeveer 10 procent reserve aan.
Zet de welkomsttafel bij de ingang en plaats de garderobe direct in de looproute. Reken per tien gasten op minimaal één garderoberek of een vergelijkbare ophangplek, zodat jassen niet op stoelen belanden.
Koel dranken uiterlijk de avond ervoor. Controleer tegelijk of de koelboxen, koelelementen en koelkastruimte groot genoeg zijn voor alle flessen; lauwe champagne op het ontvangstuur is lastig snel te herstellen.
Maak allergenenlabels voordat de hapjes de serveerschalen ingaan. Houd hapjes met dieet- of allergeneninformatie apart en geef het definitieve dieetoverzicht vooraf door aan iedereen die de catering voorbereidt.
Test muziekapparatuur en microfoon minimaal één uur voor ontvangst. Print het draaiboek en regel sleutels en toegang voordat de eerste gasten arriveren; juist die twee punten worden vaak pas bij de deur ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een nieuwjaarsreceptie organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met datum, gastenlijst en uitnodigingen. Leg catering, dieetwensen en ruimte-indeling uiterlijk één week vooraf definitief vast.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Neem daarnaast voldoende water mee en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten bepalen?: Bepaal het definitieve aantal uiterlijk vijf dagen voor de receptie. Geef het dan meteen door voor catering, dieetoverzicht, servies, glaswerk en zit- of statafels.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een nieuwjaarsreceptie klaar te zetten?: Plan minstens drie uur voor ruimte-indeling, tafels, garderobe, buffet, decoratie en drank. Reserveer bovendien één uur voor het testen van muziek en microfoon en voor de laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.