Checklist para organizar tu recepción de Año Nuevo
Una recepción de Año Nuevo necesita más coordinación que una cena normal: hay que controlar confirmaciones, preferencias alimentarias, bebidas y el cambio de año. Empieza cerrando fecha, hora y lista de invitados, y deja las compras y preparativos finales para los últimos días. Esta checklist reúne 71 tareas y 50 elementos para avanzar en orden, desde las invitaciones hasta la música, la bienvenida y el acceso al espacio. También te ayuda a detectar lo que suele olvidarse cuando ya han empezado a llegar los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y hora
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Comunicar el resumen dietético
Planificar la distribución del espacio
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Inventariar el mobiliario
Comprobar el material de decoración
Crear lista de reproducción musical
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Crear etiquetas de alérgenos
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Imprimir el plan de trabajo
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Llenar los refrigeradores
3 personas
Montar mesas de buffet
4 personas
Montar asientos
4 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Disponer los aperitivos
4 personas
Colocar los platos de dieta por separado
2 personas
Evento
Poner la música en marcha
Recibir a los invitados
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger vasos y vajilla
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Comprobar el bufé de dieta
Volver a preparar el café
Servir aperitivos tardíos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Apagar la música
Seguimiento
Enfriar de forma segura los sobrantes
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Gestionar la fianza y las llaves
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Mesas altascant. 8
- Sillascant. 80
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 100
- Mesas de buffetcant. 4
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Tazas de cafécant. 70
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de champáncant. 90
- Cucharillas de cafécant. 70
- Tenedorescant. 90
- Cuchilloscant. 90
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables de cargacant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de mesacant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Soportes para globoscant. 4
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 10
- Porta-servilletascant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Platos de Año Nuevocant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Números de mesacant. 10
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de invitados con varios días de margen. Usa esa cifra para calcular el catering, la vajilla, las copas y las sillas; no trabajes solo con el número de invitaciones enviadas.
- Recoge las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y entrega un resumen claro a quien prepare la comida. Coloca etiquetas de alérgenos antes de servir, especialmente en aperitivos y platos del buffet.
- Enfría las bebidas con antelación y reserva espacio suficiente para mantenerlas frías. Para la primera hora, calcula aproximadamente de 2 a 3 bebidas por persona y comprueba que haya copas de champán además de vasos para agua y copas de vino.
- Haz una prueba del equipo de música antes de la recepción y prepara la lista de reproducción con tiempo. Comprueba también el micrófono y los altavoces Bluetooth, porque resolver un problema de conexión a medianoche suele ser difícil.
- Prepara la mesa de bienvenida, las perchas y el acceso antes de que llegue el primer invitado. Deja impreso el plan de trabajo y confirma las llaves el mismo día, como mínimo 2 horas antes del inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la recepción. Pide la confirmación y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes, para poder ajustar el catering y comunicar el número definitivo.
- ¿Cuánta bebida necesito para una recepción de Año Nuevo?
- Para la primera hora, calcula de 2 a 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Añade agua para toda la duración y enfría las bebidas al menos 6 horas antes de recibir a los invitados.
- ¿Cuándo confirmar el número final de invitados?
- Fíjalo entre 5 y 7 días antes del evento. A partir de esa cifra puedes calcular las cantidades de catering, revisar platos, cubiertos, copas, mesas y sillas, y preparar correctamente el resumen dietético.
- ¿Qué debo preparar el mismo día de la recepción de Año Nuevo?
- Reserva las 2 horas previas para enfriar bebidas, preparar aperitivos, colocar la mesa de bienvenida, probar la música y revisar llaves y acceso. La decoración y las provisiones no perecederas deberían estar listas el día anterior.
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