Neujahrsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vor dem Neujahrsempfang und setze eine Anmeldefrist etwa sieben Tage vorher. So bleibt genug Zeit, Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche in die Cateringplanung einzurechnen.
• Lege die endgültige Gästezahl spätestens fünf Tage vor dem Empfang fest. Rechne danach nicht nur Speisen, sondern auch Weingläser, Wassergläser, Champagnergläser, Teller und Besteck für diese Zahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
• Plane den Raum mindestens eine Woche vorher auf Papier: Buffetische, Stehtische, Sitzplätze, Garderobenständer und Abfallbehälter brauchen klare Bereiche. Ein freier Weg zwischen Eingang, Willkommenstisch und Buffet verhindert Gedränge.
• Kühle Getränke am Vortag und stelle haltbare Vorräte schon vorher bereit. Prüfe außerdem, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Kühlboxen und Kühlelemente tatsächlich verfügbar und sauber sind.
• Teste Bluetooth-Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Tag vor dem Empfang. Drucke den Ablaufplan am Vorabend aus und organisiere Schlüssel und Zugang, damit der Aufbau nicht an der Tür oder an fehlender Technik hängen bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Neujahrsempfang einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf etwa sieben Tage vor dem Termin, damit du Gästezahl, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig abschließen kannst.

Wann muss die endgültige Gästezahl für einen Neujahrsempfang feststehen?

Lege sie spätestens fünf Tage vor dem Empfang fest. Danach kannst du Speisen, Getränke, Geschirr und Sitzplätze verbindlich planen und eine Reserve von etwa 10 Prozent berücksichtigen.

Wie viele Gläser braucht man für einen Neujahrsempfang?

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Weinglas, ein Wasserglas und – falls angeboten – ein Champagnerglas ein. Zusätzlich sind etwa 10 Prozent Reserve sinnvoll, besonders wenn Gläser nicht sofort gespült werden können.

Was sollte am Tag vor dem Neujahrsempfang erledigt sein?

Am Vortag sollten Getränke gekühlt, haltbare Vorräte bereitgestellt, Snacks vorbereitet und Allergenkennzeichnungen erstellt sein. Teste außerdem die Musikanlage, drucke den Ablaufplan und überprüfe Schlüssel, Zugang, Geschirr und Möbel.

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