Nieuwjaarsreceptie organiseren: checklist en planning

Een nieuwjaarsreceptie loopt vooral soepel als je vroeg begint met de gastenlijst en dieetwensen. Daarna leg je leveringen, zaalindeling en programma vast, zodat de opbouw niet op het laatste moment hoeft. Plan de koude opslag en het klaarzetten van hapjes apart: verse producten en drank vragen andere voorbereidingstijden. Met deze checklist houd je ook naamkaartjes, routebordjes, allergeneninformatie en techniek bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Dranken en hapjes reserveren
Leveringen afspreken
Indeling van de zaal bepalen
2 personen
Programma en tijdschema maken
Welkomsttekst voorbereiden
Muziekselectie samenstellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Hapjes afgedekt bewaren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Zaal controleren
2 personen
Meubilair naar de zaal brengen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtversiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
4 personen
Buffetkaartjes plaatsen
Toiletten controleren
Ingang en garderobe klaarzetten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koffiepunt bijvullen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Muziek verzorgen
Glazen en kopjes bijzetten
2 personen
Dieetvriendelijke hapjes aanvullen
Laatste ronde hapjes serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Overgebleven eten afdekken
2 personen
Dranken veilig opslaan
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Wijnglazenaantal 100
Longdrinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Bordenaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opslagbakken met dekselaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 80
Ballonnengewichtenaantal 8
Feestslingersaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Nieuwjaarsservettenaantal 120
LED-lichtslingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 20
LED-theelichtjesaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 90
Routebordjesaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koffiemelk kannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4
Drankkrattenaantal 8
Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen op tijd en sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de receptie. Zo kun je dieetwensen verzamelen, aantallen bevestigen en hapjes en dranken passend reserveren.
Maak uiterlijk drie dagen vooraf een zaalplan met tafels, stoelen, buffettafels en garderobe. Controleer daarbij of de route naar binnen, het buffet en de uitgang vrij blijven.
Plan de opbouw in twee blokken: zet meubilair en decoratie eerder klaar en reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor buffet, glazen, servies en techniek. Test microfoon, speakers en verlengkabels vóór de gasten binnenkomen.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en houd verse hapjes afgedekt en gekoeld tot het moment van serveren. Zet allergeneninformatie naast het buffet, niet alleen op een werkblad achter de schermen.
Leg voor het eerste uur per persoon ongeveer 2 tot 3 drankjes klaar en vul water, koffie en hapjes tussentijds aan. Wijs één persoon aan die alleen de voorraad en het buffet controleert, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een nieuwjaarsreceptie?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en sluit de registratie ongeveer 7 dagen voor de receptie, zodat je aantallen en reserveringen kunt vastleggen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur en het type gasten. Voorzie daarnaast voortdurend water en houd extra gekoelde voorraad achter de hand.
Hoe lang van tevoren zet je hapjes klaar?: Bereid houdbare onderdelen eerder voor, maar zet verse hapjes pas kort voor aanvang klaar. Houd ze afgedekt en gekoeld en haal per keer kleine hoeveelheden naar het buffet, bijvoorbeeld voor 30 tot 45 minuten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?: Plan minstens 2 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, garderobe, decoratie en techniek. Test de microfoon en muziek uiterlijk 30 minuten vóór binnenkomst en leg naamkaartjes en routebordjes dan al op hun plaats.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.