Checklist para organizar tu recepción de Año Nuevo
Una recepción de Año Nuevo necesita más coordinación de la que parece: hay que cerrar las inscripciones, conocer las preferencias dietéticas y asegurar las entregas antes de preparar la sala. Esta checklist reúne 69 tareas y 51 artículos para avanzar en el orden correcto, desde las invitaciones hasta las comprobaciones finales. Reserva tiempo para enfriar las bebidas, montar el buffet y dejar lista la información sobre alérgenos. Así evitarás resolver compras, cables o sillas cuando ya estén llegando los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Reservar bebidas y aperitivos
Coordinar las entregas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Crear el programa y el horario
Preparar el texto de bienvenida
Preparar la selección musical
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer carteles de ruta
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Mantener los aperitivos tapados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Comprobar la sala
2 personas
Llevar el mobiliario al salón
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la decoración luminosa
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
4 personas
Colocar tarjetas del buffet
Comprobar los baños
Preparar la entrada y el guardarropa
2 personas
Instruir al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el punto de café
2 personas
Dar la bienvenida
Proporcionar la música
Colocar vasos y tazas
2 personas
Reponer los aperitivos aptos para dietas especiales
Servir la última ronda de aperitivos
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Cubrir la comida sobrante
2 personas
Almacenar las bebidas de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger el buffet
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos altoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Platoscant. 100
- Bandejas de servircant. 20
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Decoración
- Globos de Año Nuevocant. 80
- Pesos para globoscant. 8
- Guirnaldas festivascant. 12
- Mantelescant. 14
- Servilletas de Año Nuevocant. 120
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Portavelascant. 20
- Velitas LEDcant. 20
- Portatarjetas de nombrecant. 90
- Carteles de rutacant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Baterías de repuestocant. 24
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Esponjascant. 6
Catering
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de leche para cafécant. 4
- Azucareroscant. 4
- Cajas de bebidascant. 8
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Confirma después quién asistirá y recopila las preferencias dietéticas antes de reservar comida y bebidas.
- Cierra las entregas entre 5 y 7 días antes de la recepción. Guarda los productos de larga duración al recibirlos y reserva espacio de frigorífico para los alimentos frescos y las bebidas.
- Define la distribución de la sala como mínimo 2 días antes: deja un recorrido claro entre las mesas, el buffet y los percheros. Comprueba también que haya suficientes sillas y mesas de buffet para el número confirmado de asistentes.
- Prepara el programa, el texto de bienvenida y la selección musical durante la semana anterior. Haz una prueba del micrófono inalámbrico, los altavoces, los cables alargadores y las regletas antes de que empiece la recepción.
- El mismo día, enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara los aperitivos por tandas. Mantén las bandejas tapadas y coloca la información sobre alérgenos junto a cada preparación, no en una mesa aparte.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas al menos 3 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder confirmar cantidades, preferencias dietéticas y necesidades de mobiliario.
- ¿Cuándo se deben comprar y enfriar las bebidas para Año Nuevo?
- Haz la compra principal entre 5 y 7 días antes y coordina las entregas dentro de ese plazo. Enfría las bebidas varias horas antes de la recepción; las que no quepan en el frigorífico pueden ir en neveras portátiles.
- ¿Cuándo hay que montar la sala para una recepción de Año Nuevo?
- Comprueba la sala y define la distribución 2 días antes. Monta mesas, sillas, buffet y percheros el mismo día con al menos 2 horas de margen para poder corregir la circulación o añadir material.
- ¿Cuánto tiempo antes se preparan los aperitivos?
- Prepara los aperitivos fríos entre 2 y 4 horas antes y mantenlos tapados hasta el servicio. Coloca la información sobre alérgenos antes de que lleguen los invitados y repón las bandejas en cantidades pequeñas.
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