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Checklist pour organiser une réception du Nouvel An

Une réception du Nouvel An demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le buffet et l’installation de la salle. Ce plan rassemble 69 tâches et 51 fournitures pour suivre les préparatifs dans le bon ordre, des invitations au rangement du mobilier. Prévois les besoins alimentaires assez tôt et vérifie le matériel avant le jour J. Les boissons au frais, les badges et les informations sur les allergènes sont souvent les derniers détails oubliés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

  • Enregistrer les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les inscriptions

  • Réserver les boissons et les snacks

  • Planifier les livraisons

  • Déterminer l'agencement de la salle

    2 personnes

  • Établir le programme et le planning

  • Préparer le texte d’accueil

  • Composer la sélection musicale

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer des panneaux de direction

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Stocker les denrées non périssables

    2 personnes

  • Réfrigérer les produits frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Conserver les bouchées couvertes

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les informations sur les allergènes

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Apporter le mobilier dans la salle

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Mettre en place les points boissons

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer des décorations lumineuses

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches sur des plateaux

    4 personnes

  • Installer les cartes du buffet

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer l’entrée et le vestiaire

    2 personnes

  • Briefer l’équipe d’accueil

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Essuyer les tables entre les services

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner le point café

    2 personnes

  • Assurer le mot de bienvenue

  • Fournir la musique

  • Ajouter des verres et des tasses

    2 personnes

  • Réapprovisionner les bouchées adaptées aux régimes

  • Servir le dernier tour de bouchées

    3 personnes

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Suivi

  • Couvrir les restes de nourriture

    2 personnes

  • Stocker les boissons en toute sécurité

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Ranger le matériel audio

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 10
  • Chaisesqté 90
  • Tables de buffetqté 4
  • Portantsqté 2
  • Cintresqté 100

Vaisselle

  • Verres à vinqté 100
  • Verres à long drinkqté 100
  • Tasses à caféqté 80
  • Cuillères à caféqté 80
  • Assiettes à pâtisserieqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Couverts de serviceqté 12

Cuisine

  • Thermosqté 8
  • Carafes d’eauqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Bacs de stockage avec couvercleqté 12
  • Papier aluminiumqté 2

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Micro sans fil
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4

Décoration

  • Ballons du Nouvel Anqté 80
  • Poids pour ballonsqté 8
  • Guirlandes de fêteqté 12
  • Nappesqté 14
  • Serviettes du Nouvel Anqté 120
  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Porte-bougies chauffe-platqté 20
  • Bougies chauffe-plat LEDqté 20
  • Porte-nomsqté 90
  • Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

  • Lampadairesqté 4
  • Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balaisqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Épongesqté 6

Catering

  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets pour lait de caféqté 4
  • Sucriersqté 4
  • Casiers de boissonsqté 8
  • Courses

Conseils

  • Envoie les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la réception, puis fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de connaître le nombre de convives.
  • Demande les allergies et régimes alimentaires lors de l’inscription, puis prépare les informations sur les allergènes avant de composer le buffet. Cela évite les questions de dernière minute au moment du service.
  • Vérifie les verres à vin, verres à long drink, tasses, assiettes et couverts avant les courses. Pour les boissons, prévois environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis adapte selon la durée de la réception.
  • Mets les produits frais et les boissons au réfrigérateur dès leur réception, idéalement la veille. Conserve les bouchées couvertes et utilise des bacs fermés pour les aliments non périssables.
  • Teste le micro sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Installe les tables, les chaises et les tables de buffet selon le plan de salle, puis garde un passage dégagé vers le buffet et les sorties.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?
Envoie-les 4 à 6 semaines avant la réception. Demande une réponse au plus tard 10 jours avant, afin de confirmer les inscriptions et d’ajuster les boissons, les snacks et les places.
Combien de boissons prévoir pour une réception du Nouvel An ?
Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure selon le public et la durée. Ajoute de l’eau en carafes et prévois un espace réfrigéré suffisant pour garder les boissons au frais.
Quand préparer le buffet d’une réception du Nouvel An ?
Achète et stocke les produits non périssables quelques jours avant. Prépare les en-cas le jour même ou la veille selon leur conservation, puis couvre-les jusqu’au moment de les placer sur les tables de buffet.
Quel matériel vérifier avant la réception du Nouvel An ?
Fais une vérification complète 2 à 3 jours avant : mobilier, vaisselle, machines à café, bouilloires, glacières, éclairage, sonorisation et câbles. Refais un test du micro et des haut-parleurs le jour de l’installation.

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