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Neujahrsempfang organisieren: die komplette Checkliste

Ein Neujahrsempfang wirkt entspannt, wenn Einladungen, Rückmeldungen und Bewirtung frühzeitig feststehen. Plane zuerst Raum, Ablauf und Technik, danach Getränke, Snacks und die Ausstattung für Empfang und Buffet. Kurz vor dem Termin zählen Kühlung, Allergeninformationen und eine klare Beschilderung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Einladung bis zur Kontrolle des Saals am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Getränke und Snacks reservieren

  • Lieferungen abstimmen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

  • Begrüßungstext vorbereiten

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegweiser erstellen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel lagern

    2 Personen

  • Frische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks abgedeckt aufbewahren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Möbel in den Saal bringen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichtdekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    4 Personen

  • Buffetkärtchen platzieren

  • Toiletten kontrollieren

  • Eingang und Garderobe vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abwischen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Kaffeestation auffüllen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Musik organisieren

  • Gläser und Tassen dazustellen

    2 Personen

  • Diätfreundliche Häppchen auffüllen

  • Letzte Runde Snacks servieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Verbliebene Lebensmittel abdecken

    2 Personen

  • Getränke sicher lagern

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Soundequipment aufräumen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • LongdrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • TortenplattenAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierbesteckAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • NeujahrsballonsAnz. 80
  • BallongewichteAnz. 8
  • PartygirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 14
  • NeujahrsserviettenAnz. 120
  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • TeelichthalterAnz. 20
  • LED-TeelichterAnz. 20
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6

Catering

  • GetränkespenderAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeerahmkännchenAnz. 4
  • ZuckerschälchenAnz. 4
  • GetränkekistenAnz. 8
  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. So kannst du Zusagen, Absagen und Ernährungswünsche rechtzeitig auswerten.
  • Plane die Getränke nicht erst am Vortag: Bestätige Reservierungen und Lieferzeiten mindestens 7 Tage vorher. Stelle alkoholfreie Getränke, Wasser, Kaffee und passende Gläser getrennt bereit.
  • Kläre die Raumaufteilung spätestens eine Woche vor dem Empfang. Rechne Platz für Garderobe, Buffet, Sitzplätze und einen freien Weg zur Begrüßung ein; am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch das Aufstellen.
  • Bereite Namensschilder, Wegweiser und den Begrüßungstext spätestens am Vorabend vor. Lege außerdem Allergeninformationen sichtbar am Buffet aus, statt sie erst auf Nachfrage zusammensuchen zu müssen.
  • Kühle frische Produkte und Getränke rechtzeitig, aber stelle empfindliche Snacks nicht mehrere Stunden offen hin. Decke vorbereitete Speisen ab und kontrolliere vor Beginn, ob Mikrofon, Lautsprecher, Kaffeemaschine und Verlängerungskabel funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Neujahrsempfang einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen gibt dir genug Zeit für Mengen, Ernährungswünsche und Sitz- oder Raumplanung.
Wie viele Getränke braucht man für einen Neujahrsempfang?
Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich ausreichend Wasser und alkoholfreie Alternativen ein, besonders wenn der Empfang länger als 2 Stunden dauert.
Wann sollte man Snacks und Getränke für den Neujahrsempfang besorgen?
Haltbare Lebensmittel und benötigte Ausstattung kannst du 3 bis 7 Tage vorher besorgen. Frische Produkte kaufst du möglichst 1 bis 2 Tage vorher, Getränke stellst du je nach Kühlkapazität am Vorabend oder am Veranstaltungstag kalt.
Was muss man am Tag des Neujahrsempfangs zuerst kontrollieren?
Beginne etwa 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste mit dem Saal, den Möbeln und der Technik. Danach richtest du Buffet und Getränke ein, kühlst frische Produkte und legst Namensschilder sowie Allergeninformationen bereit.

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