Checklist voor een goed georganiseerd nieuwjaarsfeest

Een nieuwjaarsfeest vraagt vooral om strakke timing: gasten bevestigen, dieetwensen verzamelen, catering afronden en de zaal op tijd gebruiksklaar maken. Begin met datum, locatie en uitnodigingen en werk daarna toe naar de definitieve gastenlijst. In de laatste week controleer je boodschappen, muziek, materialen en het tijdschema. Op de dag zelf draait alles om koeling, opbouw en een duidelijke plek voor eten, jassen en drank.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
Dieetlijst aan keuken geven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Muziek afspeellijst samenstellen
Afspeellijst offline opslaan
Programma en tijdschema printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Welkomstbord maken
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koelkasten controleren
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffetplek inrichten
2 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarzetten
Glazen klaarzetten
Versiering ophangen
3 personen
Lichtversiering ophangen
2 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoon testen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Buffetkaartjes plaatsen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Toiletten controleren
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Nieuwjaarstoost voorbereiden
3 personen
Toost serveren
3 personen
Aftelmuziek klaarzetten
Aftellen en proosten begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Drankvoorraad afsluiten
2 personen
Eten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Muziekinstallatie afkoppelen
2 personen
Locatie stofzuigen
2 personen
Locatie dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kledingrekaantal 2
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Confettivrije tafeldecoratieaantal 8
Cijferdecoratie nieuwjaar
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-theelichtenaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handdoekenaantal 8
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 4

Tips

Stuur ongeveer een week vooraf een herinnering en sluit de definitieve gastenlijst daarna af. Geef dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het feest door aan de keuken, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Plan de zaalopbouw ruim vóór binnenkomst van de gasten. Zet buffettafels, tafels en stoelen eerst neer en controleer daarna of er nog ruimte is voor het kledingrek en een vrije looproute.
Zet dranken enkele uren voor aanvang koud en gebruik koelboxen voor flessen die niet in de koelkast passen. Leg champagneglazen, wijnglazen en waterglazen apart klaar, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te zoeken.
Sla de afspeellijst offline op en test laptop, actieve speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten arriveren. Controleer het geluid minstens 30 minuten voor aanvang op de plek waar de meeste mensen zitten.
Maak voor de laatste boodschappen een aparte controle op verse producten, ijs of koeling en serveermateriaal. Verse producten haal je zo laat mogelijk op; sorteer daarna alles per buffet, drankpunt en koffiehoek.

Veelgestelde vragen

Wanneer stuur je uitnodigingen voor een nieuwjaarsfeest?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het feest te reageren, zodat je catering en zaalindeling kunt afronden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast de hele avond water en houd extra voorraad apart voor het geval meer gasten blijven dan gepland.
Wanneer moet je de catering voor een nieuwjaarsfeest bevestigen?: Bevestig de bestelling zodra de definitieve gastenlijst en dieetlijst klaar zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer de aantallen nog één keer bij het ophalen of afleveren van de catering.
Hoe lang van tevoren moet je de zaal opbouwen?: Begin minimaal 3 uur voor aanvang met schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen en het buffet klaarzetten. Reserveer de laatste 30 minuten voor techniek, muziek, drankkoeling en een korte controle van het welkomsbord.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.