Checklist voor een goed georganiseerd nieuwjaarsconcert

Een nieuwjaarsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je moet verenigingen, dirigenten en solisten op tijd vastleggen, repetities plannen en de kaartverkoop openen. Daarna volgen programmafolders, techniek, catering en de praktische ontvangst van bezoekers. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, zodat muziekpartijen, microfoons, garderobe en betaalmogelijkheden niet in de laatste week geregeld hoeven te worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Concertprogramma samenstellen
3 personen
Optredende verenigingen bevestigen
2 personen
Dirigenten en solisten bevestigen
2 personen
Repetitiedata vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Entreeprijzen vastleggen
2 personen
Kaartverkoop inrichten
2 personen
Programmafolders ontwerpen
2 personen
Programmafolders laten drukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringbestellingen plaatsen
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
3 personen
Partijen voor dirigenten klaarmaken
2 personen
Techniek afstemmen
3 personen
Microfoons reserveren
Consumptiemunten voorbereiden
2 personen
Kassalade voorbereiden
Betaalapparaat testen
Routebeschrijving publiceren
Parkeerinformatie publiceren
Artiesteninformatie versturen
2 personen
Ontvangstruimte voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumentenruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Bezoekers naar plaatsen wijzen
3 personen
Concert aankondigen
Podiumwissels begeleiden
4 personen
Microfoons bedienen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzecatering aanvullen
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Toezicht houden op zaal
2 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig verzamelen
4 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
Verlichting uitschakelen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatiesleutels inleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Kassaopbrengst veilig opbergen
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto- en videomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 200
Afzetpalenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Gebaksbordenaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 20

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Versterker
Muzieklessenaarsaantal 70
Dirigentenlessenaarsaantal 2
Audio-kabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12

Decoratie

Nieuwjaarsguirlandesaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12
Lichtgevende sterrenaantal 20
Programmastandaardsaantal 4

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Drankenkrattenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Barbakkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kassalade
Betaalapparaat
Consumptiemuntenaantal 1000
Programmafoldersaantal 200
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 20
Kassabonnenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 8

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en bevestig daarna de optredende verenigingen, dirigenten en solisten. Plan de repetitiedata pas wanneer de belangrijkste deelnemers beschikbaarheid hebben doorgegeven.
Open de kaartverkoop zodra entreeprijzen, routebeschrijving en parkeerinformatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen, zodat cateringbestellingen niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Plan een aparte techniekcontrole voor microfoons, luidsprekers, mengpaneel, versterker en muzieklessenaars. Test het betaalapparaat en reserveer reservebatterijen vóór de repetitie of generale doorloop.
Laat programmafolders drukken nadat het concertprogramma en de deelnemers definitief zijn. Controleer namen, instrumenten en volgorde extra zorgvuldig: een drukfout is na levering niet meer snel te herstellen.
Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersindeling voor entree, garderobe, catering en zaalbegeleiding. Controleer daarbij ook tafels, stoelen, garderoberekken, kledinghangers en kabelmatten op aantallen en staat.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een nieuwjaarsconcert organiseren en plannen?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en deelnemende verenigingen. Leg repetities, dirigenten en solisten daarna uiterlijk 8 tot 10 weken voor het concert vast.
Wanneer start de kaartverkoop voor een nieuwjaarsconcert?: Start de kaartverkoop meestal 6 tot 8 weken voor het concert, zodra entreeprijzen, programma en locatie-informatie vaststaan. Zo houd je nog minstens 4 weken over om bezoekersaantallen en catering te plannen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een nieuwjaarsconcert?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor opbouw en testen van microfoons, luidsprekers, mengpaneel, versterker en bekabeling. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een korte controle vlak vóór aanvang.
Wanneer moet ik programmafolders laten drukken?: Laat programmafolders ongeveer 2 tot 3 weken vooraf drukken, nadat programma, verenigingen, dirigenten en solisten definitief zijn. Houd enkele werkdagen over om een fout in de proefdruk te corrigeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.