Organiser un Concert du Nouvel An sans rien oublier

Un Concert du Nouvel An réunit en quelques heures des associations, des chefs d’orchestre, des solistes, des bénévoles et un public à accueillir. Pour éviter les urgences de dernière minute, avance dans l’ordre : date et lieu, programme, artistes, répétitions, inscriptions, billetterie, technique puis restauration. Prévois aussi les détails que l’on oublie souvent, comme les partitions prêtes pour les chefs, les informations de stationnement et le test du terminal de paiement. Cette checklist rassemble 85 tâches et 58 éléments à préparer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme du concert
3 personnes
Confirmer les associations participantes
2 personnes
Confirmer les chefs d’orchestre et les solistes
2 personnes
Fixer les dates de répétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Fixer les tarifs d'entrée
2 personnes
Mettre en place la billetterie
2 personnes
Concevoir les brochures du programme
2 personnes
Faire imprimer les programmes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Passer les commandes traiteur
2 personnes
Rassembler les partitions
3 personnes
Préparer les partitions pour les chefs d’orchestre
2 personnes
Coordonner la technique
3 personnes
Réserver des microphones
Préparer les jetons de consommation
2 personnes
Préparer la salade de la caisse
Tester le terminal de paiement
Publier l’itinéraire
Publier les informations de stationnement
Envoyer les informations sur les artistes
2 personnes
Préparer l’espace d’accueil
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Aménager la salle des instruments
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Orienter les visiteurs vers leur place
3 personnes
Annoncer le concert
Coordonner les changements de scène
4 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Surveiller la salle
2 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

Rassembler les instruments en toute sécurité
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Éteindre l’éclairage
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Restituer les clés du lieu
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 200
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 20

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Amplificateur
Pupitres de musiqueqté 70
Pupitres de chef d'orchestreqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Guirlandes du Nouvel Anqté 10
Décoration de tableqté 12
Étoiles lumineusesqté 20
Pupitres de programmeqté 4

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Caisses de boissonsqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de barqté 4
Poubellesqté 8
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Jetons de consommationqté 1000
Brochures du programmeqté 200
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 20
Reçusqté 4
Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de sacs poubelleqté 8

Conseils

Bloque la date et le lieu en premier, puis fixe rapidement les répétitions : les associations participantes, les chefs d’orchestre et les solistes doivent connaître leurs créneaux avant l’envoi des invitations.
Prépare la billetterie plusieurs semaines avant le concert. Définis les tarifs, traite les inscriptions et teste le terminal de paiement au plus tard la veille, avec une solution de secours pour l’encaissement.
Ne laisse pas les partitions pour le dernier jour : rassemble-les, vérifie les versions utilisées et prépare un exemplaire pour chaque chef d’orchestre. Les pupitres et les pupitres de direction doivent aussi être disponibles dans la salle.
Fais un plan technique écrit avant les répétitions générales : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, câbles, rallonges et passe-câbles doivent être testés ensemble, pas séparément.
Compte les besoins du public et des artistes avant la commande traiteur. Recueille les contraintes alimentaires, prépare les jetons de consommation et vérifie que les verres, tasses, assiettes et plateaux correspondent au service prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un Concert du Nouvel An ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Le lieu, le programme, les associations, les chefs d’orchestre et les solistes doivent être confirmés avant de lancer les invitations et les réservations.
Quand fixer les répétitions d’un Concert du Nouvel An ?: Fixe les dates dès que les participants principaux sont confirmés, généralement 6 à 10 semaines avant le concert. Prévois une répétition technique ou générale dans les 7 derniers jours pour régler le son, l’éclairage et les changements de plateau.
Quand ouvrir la billetterie pour un Concert du Nouvel An ?: Ouvre-la environ 4 à 8 semaines avant l’événement, une fois les tarifs, le programme et le lieu stabilisés. Teste le terminal de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture des portes.
Que faut-il prévoir pour l’accueil le soir du concert ?: Prépare les bénévoles, les listes d’inscription, les programmes imprimés, les indications de stationnement et l’itinéraire au plus tard la semaine précédente. Installe aussi les portants, cintres, poteaux de balisage et tables d’accueil avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.