Neujahrskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Neujahrskonzert steht und fällt mit vielen Absprachen, die leicht zu spät beginnen: Programm, Vereine, Solisten, Proben und Technik müssen zusammenpassen. Plane außerdem frühzeitig den Ticketverkauf, Programmhefte, Catering und die Einteilung der freiwilligen Helfer. Am Veranstaltungstag zählen funktionierende Mikrofone, vorbereitete Notenpulte und eine getestete Kasse genauso wie klare Wege für Publikum und Mitwirkende. Die Checkliste bündelt 85 Aufgaben und 58 benötigte Gegenstände in der passenden Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Konzertprogramm zusammenstellen
3 Personen
Auftrittsvereine bestätigen
2 Personen
Dirigenten und Solisten bestätigen
2 Personen
Probentermine festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
Ticketverkauf einrichten
2 Personen
Programmhefte gestalten
2 Personen
Programmhefte drucken lassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Cateringbestellungen aufgeben
2 Personen
Musikpartituren sammeln
3 Personen
Partituren für Dirigenten vorbereiten
2 Personen
Technik abstimmen
3 Personen
Mikrofone reservieren
Verzehrmarken vorbereiten
2 Personen
Kassenschublade vorbereiten
Bezahlterminal testen
Wegbeschreibung veröffentlichen
Parkinformationen veröffentlichen
Künstlerinformationen versenden
2 Personen
Empfangsbereich vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Instrumentenraum einrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Besucher zu den Plätzen weisen
3 Personen
Konzert ankündigen
Bühnenwechsel begleiten
4 Personen
Mikrofone bedienen
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Pausencatering nachfüllen
3 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Aufsicht im Saal führen
2 Personen
Abschied und Dankesrede halten
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente sicher zusammenstellen
4 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
Beleuchtung ausschalten
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar reinigen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Abfallcontainer leeren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Locationschlüssel abgeben
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Kasseinnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 180
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 200
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaraffenAnz. 20

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Verstärker
NotenpulteAnz. 70
DirigentenpulteAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12

Dekoration

NeujahrsgirlandenAnz. 10
TischdekorationAnz. 12
LeuchtsterneAnz. 20
ProgrammständerAnz. 4

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
GetränkekästenAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
BarbänkeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Kassenschale
Kartenzahlungsgerät
VerzehrmarkenAnz. 1000
ProgrammhefteAnz. 200
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 20
KassenbonsAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 2
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
MüllbeutelhalterAnz. 8

Tipps

Bestätige Vereine, Dirigenten und Solisten, bevor du die Konzertankündigung verschickst. Erst danach lassen sich Programm, Künstlerinformationen und Programmheft verlässlich erstellen.
Lege Probentermine mehrere Wochen vor dem Konzert fest und sammle die Musikpartituren rechtzeitig. Für Dirigenten sollten die benötigten Partituren separat vorbereitet und am Konzerttag griffbereit sein.
Richte den Ticketverkauf ein, sobald Eintrittspreise und Sitzplatz- oder Reservierungsregeln feststehen. Plane außerdem eine Kassenlade und teste das Bezahlterminal spätestens am Vortag.
Stimme Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und Verstärker gemeinsam ab. Teste Audiokabel, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien vor Einlass und sichere Kabel mit Kabelmatten.
Bestelle Catering und Geschirr nach der Zahl der Anmeldungen, einschließlich erfasster Ernährungswünsche. Reserviere für Empfang und Ausschank genügend Gläser, Karaffen, Servierplatten und Kaffeetassen und teile die Freiwilligen für Einlass, Garderobe und Bewirtung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Neujahrskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Mitwirkende bestätigen, Proben planen, Tickets einrichten und Catering sowie Technik verbindlich reservieren.
Wann müssen Programm und Mitwirkende für ein Neujahrskonzert feststehen?: Programm, auftretende Vereine, Dirigent und Solisten sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein. So bleiben etwa 4 Wochen für Programmheft, Künstlerinformationen und die Abstimmung der Proben.
Wann sollte die Technik für ein Neujahrskonzert getestet werden?: Stimme die Technik mindestens 2 Wochen vorher mit den Verantwortlichen ab und führe einen vollständigen Funktionstest am Vortag durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker, Kabel und Ersatzbatterien.
Wie viel Catering braucht man für ein Neujahrskonzert?: Bestelle nach der aktuellen Anmeldeliste und rechne für jede angemeldete Person mit einer Portion pro geplanter Speise. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Küche und Service die Mengen anpassen können.

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